अपने कागजी कार्रवाई को कैसे व्यवस्थित करें
विषय
- शुरू करना
- अपने दस्तावेज़ इकट्ठा करें
- श्रेणीबद्ध करना
- अलग-अलग महत्वपूर्ण दस्तावेज
- आपका बटुआ डुप्लीकेट
- एक साधारण फाइलिंग सिस्टम बनाएं
- चल रही रखरखाव
अधिकांश लोग एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ के बारे में तब तक नहीं सोचते हैं जब तक उन्हें इसकी आवश्यकता नहीं होती है। यदि आपके कागजात हर जगह फैले हुए हैं और आपके घर के कार्यालय में केंद्रीय संगठन प्रणाली नहीं है, तो आप बहुत समय और ऊर्जा बर्बाद कर सकते हैं। तुम भी कुछ खो सकते हैं।
शुरू करना
कुछ सरल चरणों के साथ, आप अपने महत्वपूर्ण कागज़ात दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकते हैं: आपको एक छोटे से दो-दराज फाइलिंग कैबिनेट या एक पोर्टेबल हैंगिंग फ़ाइल बॉक्स की आवश्यकता होगी, छह अलग-अलग रंगों में फाइलें लटकाना, मनीला थर्ड-कट, टॉप-टैब फ़ोल्डर्स, और एक वैकल्पिक अग्निरोधक सुरक्षित। या आप एक बड़े बाइंडर और टैब इंसर्ट खरीद सकते हैं। अब आप शुरू करने के लिए तैयार हैं।
अपने दस्तावेज़ इकट्ठा करें
इससे पहले कि आप अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को व्यवस्थित कर सकें, आपको उनका पता लगाना होगा। यह कभी-कभी किया गया की तुलना में आसान है। अपने घर के दफ्तर की दराज और अपने डेस्क या टेबल पर रखे कागजात देखें। अपने किचन काउंटरटॉप्स के साथ-साथ किचन ड्रॉअर और बास्केट को बंद करते हुए कागज के ढेर की जाँच करें। अपने बेडरूम ड्रेसर और नाइटस्टैंड को देखें। अंतिम, लेकिन कम से कम, महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए अपने पर्स या ब्रीफ़केस की जांच करें जो आप गलती से चारों ओर ले जा रहे हैं।
श्रेणीबद्ध करना
सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज निम्नलिखित छह श्रेणियों में से एक में आते हैं। अपने सभी एकत्रित किए गए दस्तावेजों को निम्नानुसार क्रमबद्ध करें:
- घर और संपत्ति रिकॉर्ड: बंधक, संपत्ति के कार्य, गृह सुधार परियोजनाएं और रसीदें, उपकरण नियमावली और वारंटी, संपत्ति कर जानकारी, गृह बीमा पॉलिसियां और नियम
- ऑटो रिकॉर्ड: शीर्षक, रखरखाव रिकॉर्ड, बीमा पॉलिसी और जानकारी, ऋण जानकारी और भुगतान रिकॉर्ड
- स्वास्थ्य रिकॉर्ड: बीमा पॉलिसियाँ, स्वास्थ्य बीमा लाभ नियमावली, चिकित्सा लाभ की व्याख्या, डॉक्टर बिल, प्रिस्क्रिप्शन सूची, लचीले व्यय खाते की जानकारी, चिकित्सा प्राप्तियाँ, चिकित्सा निर्देश, जीवन बीमा पॉलिसी
- आर्थिक अभिलेख: बैंक स्टेटमेंट, टैक्स रिटर्न, टैक्स डिडक्शन रिकॉर्ड, निवेश रिकॉर्ड, लोन रिकॉर्ड, क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट
- इलेक्ट्रॉनिक्स रिकॉर्ड: मोबाइल फोन अनुबंध और उपकरण मैनुअल; कंप्यूटर, लैपटॉप और टैबलेट के लिए बिक्री रसीदें और वारंटी; केबल और इंटरनेट प्लान और बिल; वायरलेस रूटर बिक्री रसीद और मैनुअल
- व्यक्तिगत रिकॉर्ड: जन्म प्रमाण पत्र, विवाह प्रमाण पत्र, तलाक प्रमाण पत्र, हिरासत के कागजात, सामाजिक सुरक्षा जानकारी, टीकाकरण रिकॉर्ड, पासपोर्ट, सैन्य सेवा रिकॉर्ड, बपतिस्मा और पुष्टिकरण रिकॉर्ड, वसीयत, अंतिम संस्कार की योजना, और दफन स्थल की जानकारी। आपके पास प्रत्येक परिवार के सदस्य के लिए ये होना चाहिए। यदि आपके पास पालतू जानवर हैं, तो आप इस श्रेणी में उनके महत्वपूर्ण दस्तावेजों जैसे पशु चिकित्सा और वैक्सीन की जानकारी भी शामिल कर सकते हैं।
अलग-अलग महत्वपूर्ण दस्तावेज
आपके अधिकांश महत्वपूर्ण दस्तावेज़ नियमित फाइलिंग कैबिनेट या पोर्टेबल हैंगिंग फ़ाइल बॉक्स में संग्रहीत किए जा सकते हैं। कुछ, हालांकि, वास्तव में एक अग्निरोधक सुरक्षित या एक ऑफ़साइट स्टोरेज विकल्प जैसे कि सुरक्षा जमा बॉक्स में रखा जाना चाहिए।
महत्वपूर्ण दस्तावेज वे होते हैं जिन्हें प्रतिस्थापित करना बहुत कठिन या समय लेने वाला होता है। इनमें संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी हो सकती है जिसे चोरी होने पर पहचान चोरों द्वारा समझौता किया जा सकता है। इस बीच, यदि आपका घर आग या बाढ़ से नष्ट हो गया है, तो आप चाहते हैं कि ये महत्वपूर्ण दस्तावेज बरकरार रहें।
अधिकांश लोगों के लिए, निम्नलिखित दस्तावेजों को महत्वपूर्ण माना जाएगा: सामाजिक सुरक्षा जानकारी, जन्म प्रमाण पत्र, बीमा पॉलिसियों और एजेंट की संपर्क जानकारी, वसीयत, संपत्ति के काम, कार के शीर्षक, पासपोर्ट, और किसी भी अनुबंध या समझौते में जो एक मूल हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
अपने फायरप्रूफ सुरक्षित या ऑफसाइट स्टोरेज विकल्प में उन सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों की एक मास्टर सूची बनाएं।
आपका बटुआ डुप्लीकेट
हम में से अधिकांश लोग प्रत्येक दिन अपने बटुए में महत्वपूर्ण जानकारी रखते हैं और अगर वह खो गया या चोरी हो जाता है, तो उसे गंभीरता से असुविधा होगी।
अपने ड्राइवर के लाइसेंस, ऑर्गन डोनर कार्ड, हेल्थ इंश्योरेंस कार्ड (ओं), जिम के लिए मेंबरशिप कार्ड, लाइब्रेरी, ग्रोसरी स्टोर लॉयल्टी प्रोग्राम, वेयरहाउस क्लब इत्यादि की प्रतियां बनाएँ, और सबसे महत्वपूर्ण, सभी क्रेडिट और डेबिट कार्ड (कॉपी फ्रंट) और वापस)। इन कॉपियों को अपने अन्य महत्वपूर्ण कागज दस्तावेजों के साथ रखें।
एक साधारण फाइलिंग सिस्टम बनाएं
फाइलिंग सिस्टम जितना सरल होगा, उतनी ही संभवत: आप इसका उपयोग सुसंगत आधार पर करेंगे। प्रत्येक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ की श्रेणी लें और उसे एक हैंगिंग फ़ाइल का रंग निर्दिष्ट करें:
- घर और संपत्ति रिकॉर्ड
- ऑटो रिकॉर्ड
- स्वास्थ्य रिकॉर्ड्स
- आर्थिक अभिलेख
- इलेक्ट्रॉनिक्स रिकॉर्ड्स
- व्यक्तिगत रिकॉर्ड
प्रत्येक श्रेणी में आपके पास मौजूद दस्तावेज़ों की संख्या के लिए अपने फाइलिंग सिस्टम में उचित संख्या में हैंगिंग फाइल जोड़ें।
मनीला फ़ोल्डर का उपयोग करें और प्रत्येक श्रेणी के भीतर प्रत्येक व्यक्तिगत दस्तावेज़ के लिए एक फ़ोल्डर बनाएं। फ़ोल्डरों को उपयुक्त रंगीन हैंगिंग फ़ाइल सेक्शन में रखें।
यदि आपने एक बड़ी तीन-अंगूठी बांधने की मशीन और टैब आवेषण खरीदा है, तो टैब को एक ही रिकॉर्ड के नाम के साथ लेबल करें, सभी दस्तावेजों को छेद दें और उन्हें व्यवस्थित करें। यदि कागजात को छिद्रित नहीं किया जा सकता है, तो उन्हें एक फ़ोल्डर के अंदर डालें और इसके बजाय फ़ोल्डर को छेद दें।
यदि कागजी कार्रवाई आपकी बात नहीं है, तो यह एक मुक्त क्षण हो सकता है। आप इन सभी दस्तावेज़ों को स्कैन कर सकते हैं, उन्हें एक हार्ड ड्राइव में सहेज सकते हैं, और फिर मूल को हिला सकते हैं।
लेकिन अपने स्वयं के विवेक का उपयोग करें क्योंकि कुछ कागजी कार्रवाई बेहतर बची हुई है। सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों के मूल रखें। दूसरों पर अपने सर्वोत्तम निर्णय का उपयोग करें। जब आप पेपरलेस होते हैं तो ज्यादातर वित्तीय संस्थान खुश होते हैं।
चल रही रखरखाव
एक बार आपके महत्वपूर्ण कागजात व्यवस्थित हो जाने के बाद, उन्हें उस तरह से रखें। हर महीने जब आप अपने बिलों का भुगतान करते हैं, तो अपने फाइलिंग सिस्टम के उपयुक्त अनुभाग में कोई नया दस्तावेज़ दर्ज करें। इसी समय, उस महीने के दौरान आपके द्वारा निकाले गए किसी भी दस्तावेज़ को देखें जो अभी भी फाइलिंग सिस्टम से बाहर हो सकता है। उन्हें फिर से दाखिल करें। वर्ष में कम से कम दो बार, अपने फाइलिंग सिस्टम में दस्तावेजों की समीक्षा करके देखें कि क्या किसी को शुद्ध किया जा सकता है। पालन करने के लिए एक अच्छा कार्यक्रम कैलेंडर वर्ष के पहले और प्रत्येक स्कूल वर्ष के अंत में है।
थोड़े प्रयास से, आप दीर्घकालिक लाभ प्राप्त कर सकते हैं और अपने महत्वपूर्ण कागज़ात दस्तावेजों को व्यवस्थित करके समय बचा सकते हैं।
