रिप्रिमांड के कर्मचारी प्रदर्शन पत्र कैसे लिखें
विषय
- प्रतिवाद पत्र के घटक
- हस्ताक्षर का महत्व
- कर्मचारी प्रतिक्रिया का अवसर दें
- रेपिमांड का नमूना पत्र
- रीप्रिमंड # 1 का नमूना पत्र (पाठ संस्करण)
- रीप्रिमंड # 2 का नमूना पत्र (पाठ संस्करण)
- कर्मचारी प्राप्ति की सूचना
फटकार के पत्र पर्यवेक्षक द्वारा एक प्रदर्शन समस्या का आधिकारिक विवरण प्रदान करने के लिए लिखे गए पत्र हैं जिन्हें एक कर्मचारी को सुधारना होगा। फटकार के पत्र अक्सर औपचारिक अनुशासनात्मक कार्रवाई प्रक्रिया में एक कदम होता है जिसके परिणामस्वरूप कर्मचारी को रोजगार समाप्ति तक और उसके लिए अतिरिक्त अनुशासनात्मक कार्रवाई का परिणाम मिल सकता है यदि कर्मचारी सुधार करने में विफल रहता है।
कर्मचारी और नियोक्ता के लिए कर्मचारी प्रदर्शन समस्या के दस्तावेज़ीकरण में फटकार के पत्र एक महत्वपूर्ण घटक हैं। फटकार के लिखित पत्र स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से प्रदर्शन को बेहतर बनाते हैं और यदि परिणाम में सुधार नहीं होता है तो परिणाम बताएंगे।
ये औपचारिक व्यवसाय पत्र आम तौर पर पर्यवेक्षक द्वारा मौखिक कोचिंग में किसी भी प्रयास के बाद अनुसरण करते हैं। हालांकि, वे अक्सर कर्मचारी को मौखिक सुधार से पहले आते हैं - मौखिक चेतावनी या औपचारिक मौखिक चेतावनी कहा जाता है। सभी चरणों को प्रदर्शन समस्या या संबंधित प्रदर्शन समस्याओं पर ध्यान देना चाहिए।
प्रतिवाद पत्र के घटक
फटकार के प्रभावी पत्रों में कई घटक आम हैं। उनके पास समस्या का स्पष्ट बयान या प्रदर्शन का मुद्दा होना चाहिए जिसे कर्मचारी को सुधारना होगा। यह उन तरीकों के कई उदाहरणों की गणना कर सकता है जिनमें कर्मचारी प्रदर्शन की उम्मीदों के अनुपालन के लिए अपने प्रदर्शन को बदल सकते हैं। उदाहरण देने से कर्मचारी को एक साझा तस्वीर - पर्यवेक्षक और कंपनी की अपेक्षाओं के आसपास साझा अर्थ प्रदान करता है।
यदि प्रासंगिक है, तो एक समयरेखा शामिल करें जिसके भीतर कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार होना चाहिए। यह संदर्भ एक नियत तारीख या अंतिम तिथि के रूप में हो सकता है जिस समय, पर्यवेक्षक कर्मचारी के प्रदर्शन का पुनर्मूल्यांकन करेगा।
बताएं कि गैर-प्रदर्शन का न केवल कर्मचारी पर बल्कि कार्यस्थल और संगठन की सफलता पर क्या प्रभाव पड़ता है। उन परिणामों के बारे में एक स्पष्ट बयान दें, जो कर्मचारी उम्मीद कर सकते हैं कि उनके प्रदर्शन में सुधार नहीं हुआ जैसा कि फटकार के पत्र में वर्णित है।
हस्ताक्षर का महत्व
जब यह फटकार लगाता है तो पर्यवेक्षक या कर्मचारी के प्रबंधक के हस्ताक्षर महत्वपूर्ण हैं। पत्र में आम तौर पर एक बयान होता है कि कर्मचारी हस्ताक्षर दर्शाता है कि उन्हें पत्र मिला है। यह जरूरी नहीं कि वे इसकी सामग्री से सहमत हों। आपको शब्दांकन में विशिष्ट होना चाहिए ताकि कर्मचारी समझे कि वे रसीद स्वीकार कर रहे हैं गलत काम नहीं।
कर्मचारी प्रतिक्रिया का अवसर दें
आपको कर्मचारी को फटकार के पत्र में उठाए गए मुद्दों पर प्रतिक्रिया देने का मौका देना चाहिए। आपत्ति कर्मचारी द्वारा लिखित, दिनांकित और हस्ताक्षरित होनी चाहिए। कर्मचारी सहमत हो सकता है, असहमत हो सकता है, विरोध व्यक्त कर सकता है, और आगे भी। कर्मचारी द्वारा लिखे गए रिबूटल्स, फटकार के मूल पत्रों से जुड़े होते हैं।
रेपिमांड का नमूना पत्र
यह फटकार के पत्र का एक उदाहरण है। रीप्रिमैंड टेम्पलेट (Google डॉक्स और वर्ड ऑनलाइन के साथ संगत) का पत्र डाउनलोड करें या अधिक उदाहरणों के लिए नीचे देखें।
रीप्रिमंड # 1 का नमूना पत्र (पाठ संस्करण)
टू: जेफरी जोन्स
प्रेषक: जॉर्ज पीटरसन
दिनांक: 1 सितंबर, 2018
पुन: प्रतिवाद पत्र
यह आपको सूचित करने के लिए फटकार का एक औपचारिक पत्र है कि आपका प्रदर्शन योगदान के अपेक्षित स्तरों को पूरा नहीं कर रहा है। ग्राहक सहायता के लिए एक तकनीकी विशेषज्ञ के रूप में आपकी नौकरी में, तकनीकी सहायता विशेषज्ञों और उनके प्रबंधक के पूरे समूह द्वारा नौकरी की उम्मीदों को विकसित किया गया था। इसका मतलब है कि वे प्रत्येक तकनीकी सहायता विशेषज्ञ के प्रदर्शन के लिए स्वीकृत मानक हैं।
आप निम्नलिखित तरीकों से प्रदर्शन करने में विफल हो रहे हैं।
- आपके द्वारा एक सप्ताह में सेवा करने वाले ग्राहकों की संख्या मानक से 30% कम है जो बाकी तकनीकी सहायता विशेषज्ञों से मिल रहे हैं।
- आपके द्वारा चुनी गई समस्याओं की कठिनाई का स्तर उस मानक से 40% कम है जो बाकी कर्मचारी प्राप्त कर रहे हैं।
- आपके द्वारा ग्राहकों के साथ फोन पर बिताए जाने की अवधि बाकी कर्मचारियों से 25% अधिक है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, अपनी नौकरी के लिए तीन सबसे महत्वपूर्ण प्रदर्शन मापों में, आप सफल नहीं हो रहे हैं। आपके पर्यवेक्षक ने आपके साथ कई बार बात की है और आपने अतिरिक्त प्रशिक्षण प्राप्त किया है। नतीजतन, हम मानते हैं कि आप प्रदर्शन करने के इच्छुक नहीं हैं। यह बाकी तकनीकी कर्मचारियों के कार्यभार पर प्रतिकूल प्रभाव डाल रहा है।
हमें प्रदर्शन के तीनों क्षेत्रों में तत्काल सुधार देखने की जरूरत है या रोजगार समाप्ति सहित अतिरिक्त अनुशासनात्मक कार्रवाई करनी होगी। हमें विश्वास है कि आप सुधार कर सकते हैं। हमें तत्काल सुधार देखने की जरूरत है।
जॉर्ज पीटरसन, पर्यवेक्षक
मैरियन डेमार्क, मानव संसाधन प्रबंधक
रीप्रिमंड # 2 का नमूना पत्र (पाठ संस्करण)
को: लिंडा रोड्रिगेज
से: मैरी विल्मोंट
दिनांक: 1 सितंबर, 2018
पुन: प्रतिवाद पत्र
फटकार के इस पत्र का उद्देश्य आपको औपचारिक रूप से नोटिस करना है कि आपकी उपस्थिति आपकी नौकरी को पूरा करने की क्षमता पर प्रतिकूल प्रभाव डाल रही है। वेतनभोगी होने पर, छूट वाले कर्मचारियों को विशिष्ट घंटे काम करने की आवश्यकता नहीं होती है, एक चालीस-घंटे का कार्यस्थल मानक और अपेक्षित होता है।
आप अपनी नई नौकरी शुरू करने के बाद सप्ताह में कम से कम एक दिन काम करने में असफल रहे हैं और सप्ताह में केवल बत्तीस घंटे काम कर रहे हैं। आपके प्रबंधक ने आपको व्यक्तिगत या पारिवारिक चिकित्सा मुद्दों के लिए FMLA समय की उपलब्धता की सूचना दी है। उसने आपसे यह भी पूछा है कि क्या आपको आवास की आवश्यकता है ताकि आप अपना काम प्रभावी ढंग से कर सकें।
उन्होंने सुझाव दिया है कि आप इन मुद्दों और आपकी उपस्थिति पर चर्चा करने के लिए मानव संसाधन विभाग का दौरा करें। आपने उन तीन अवसरों से इनकार कर दिया है, जो हमने आपको इस खराब प्रदर्शन को सुधारने में मदद करने के लिए दिए थे।
वास्तविकता यह है कि आप चालीस घंटे से कम समय में अपना काम नहीं कर सकते। आप अपने कार्य असाइनमेंट के लिए समय-सीमा याद कर रहे हैं और आपकी विलंबता आपके मार्केटिंग विभाग के सहकर्मियों के काम पर प्रतिकूल प्रभाव डाल रही है। प्रदर्शन करने में आपकी विफलता के परिणामस्वरूप वे अपनी समय सीमा को याद कर रहे हैं।
इसके अतिरिक्त, आपके अधूरे काम जब आपके सहकर्मियों को सौंपे जाते हैं, तो उनके कार्यभार को अधिक भार में डाल दिया जाता है क्योंकि उनके पास पहले से ही काम होता है जिसके लिए सप्ताह में चालीस घंटे काम करने की आवश्यकता होती है। यह अनुचित है और हम अब से शुरू होने वाले कार्यस्थल पर इन नकारात्मक प्रभावों को बर्दाश्त नहीं करेंगे।
हमें आपकी उपस्थिति में तत्काल सुधार देखने की आवश्यकता है या हम आपके रोजगार को समाप्त कर देंगे। इसका मतलब है कि आपको सप्ताह में पांच दिन काम में शामिल होना चाहिए। यदि आप सप्ताह में पाँच दिन काम में भाग लेने में विफल रहते हैं, तो आप उन लक्ष्यों को पूरा नहीं कर सकते हैं जिनके लिए आप कार्यरत हैं।
हमारी मानक भुगतान की गई समय-समय की नीतियां आपको छह भुगतान किए गए बीमार दिन और दो व्यक्तिगत अवकाश दिन देती हैं जिनका उपयोग आपको एक वर्ष में करना चाहिए। आपको छुट्टी के दिनों के लिए पहले से आवेदन करना होगा।
आपने पहले से ही अपने बीमार दिनों में से चार और अपने सभी मौजूदा दिनों के साथ अपने निजी दिनों का उपयोग किया है। हम आपको अधिक समय देने की योजना नहीं बनाते हैं। यह आपको केवल दो बीमार दिनों और आपके भुगतान की छुट्टी के समय के साथ छोड़ देता है जिसे आपको पहले से अनुरोध करना चाहिए।
यदि आपके पास आपके उपलब्ध भुगतान समय से ऊपर की अनुपस्थिति है, तो हम आपके रोजगार को समाप्त कर देंगे। हमें उम्मीद है कि आप समझ गए होंगे कि आप अपनी नौकरी खोने के कितने करीब हैं। आपको और कोई चेतावनी नहीं मिलेगी।
सादर,
मैरी विल्मोंट, मैनेजर
थॉमस क्रेडेंस, मानव संसाधन निदेशक
कर्मचारी प्राप्ति की सूचना
कर्मचारी फटकार कार्यों के एक पेपर ट्रेल बनाना महत्वपूर्ण है। यह प्रक्रिया सबूत के निर्माण की अनुमति देती है कि कर्मचारी को समस्याओं और कदमों की पर्याप्त सूचना मिली - जैसे स्थिति को मापने के लिए काउंसलिंग की गई।
मार्गदर्शन के लिए रसीद की एक सरल स्वीकृति स्पष्ट करती है कि कर्मचारी को फटकार मिली।
