एक प्रबंधन उपकरण के रूप में संगठन चार्ट का उपयोग करना

विषय

• "मानक" संगठन चार्ट
• भ्रामक संगठन चार्ट
• संगठन एक प्रबंधन उपकरण के रूप में चार्ट
• जिस तरह से यह किया जाना चाहिए
• जिस तरह से एक ऑर्ग चार्ट होना चाहिए

संगठन चार्ट, या छोटे के लिए संगठन चार्ट, का उपयोग लोगों को किसी संगठन की इच्छित संरचना को दिखाने के लिए किया जाता है। यह "औपचारिक" संगठन कंपनी की शक्ति संरचना को प्रतिबिंबित करने वाला है। कभी-कभी ऑर्ग चार्ट केवल लोगों को भ्रमित करने का काम करते हैं कि संरचना वास्तव में क्या है। यह आमतौर पर जानबूझकर नहीं होता है, बल्कि इसमें शामिल लोगों के भ्रम की पुष्टि करता है।

हालांकि, अपने संगठन के लक्ष्यों की उपलब्धि को आगे बढ़ाने के लिए, एक प्रबंधन उपकरण के रूप में एक ऑर्ग चार्ट का उपयोग करना भी संभव है। हम "मानक" ऑर्ग चार्ट्स के विशिष्ट उदाहरणों की जांच करेंगे। हम ऑर्ग चार्ट्स को भ्रमित करते हुए देखेंगे। अंत में, हम एक प्रबंधन उपकरण के रूप में संगठन चार्ट के उपयोग पर चर्चा करेंगे।

"मानक" संगठन चार्ट

मानक संगठन चार्ट आमतौर पर लोगों को संगठन की इच्छित संरचना को दिखाने के लिए उपयोग किया जाता है। यह "औपचारिक" संगठन कंपनी की शक्ति संरचना को प्रतिबिंबित करने वाला है। अक्सर, यह केवल जिम्मेदारी संरचना को दर्शाता है। संगठन में वास्तविक शक्ति अक्सर ऑर्ग चार्ट में लाइनों के बजाय संचार की लाइनों का अनुसरण करती है।

चार्ट आमतौर पर आकार में पिरामिडनुमा होते हैं। वे प्रभारी व्यक्ति को सबसे ऊपर दिखाते हैं। नीचे क्लस्टर अधीनस्थ हैं, आमतौर पर उत्तरोत्तर छोटे बक्से में। आमतौर पर, ऑर्ग चार्ट में समान क्षैतिज स्तर पर दिखाए गए व्यक्तियों को संगठन के भीतर "सहकर्मी" माना जाता है।

इंपीरियल कॉलेज के कम्प्यूटिंग विभाग (डीओसी) का यह ऑर्ग चार्ट पिरामिड चार्ट की खासियत है। विभागाध्यक्ष के पास पाँच निदेशक होते हैं जो सीधे उसे रिपोर्ट करते हैं, साथ ही एक उप प्रमुख और एक खोज समिति भी। निदेशकों में से प्रत्येक की अपनी प्रत्यक्ष रिपोर्ट है जो उनकी समितियों के नीचे हरे अंडाकारों में दिखाई देती है।

भ्रामक संगठन चार्ट

कभी-कभी ऑर्ग चार्ट लोगों को भ्रमित कर सकते हैं कि संरचना वास्तव में क्या है। यह आमतौर पर जानबूझकर नहीं है, बल्कि इसमें शामिल लोगों के भ्रम को दर्शाता है। यदि आप समूह के कार्यात्मक संबंधों के बारे में अनिश्चित हैं, या यदि वे अक्सर बदलते हैं, तो उन्हें सही ढंग से आरेखित करना लगभग असंभव है।

ऑर्ग चार्ट को भ्रमित करने के लिए शायद सबसे आम जगह अमेरिकी संघीय सरकार में है। ओक रिज नेशनल लेबोरेटरी के कंप्यूटर साइंस एंड मैथेमेटिक्स डिवीजन के लिए ऑर्ग चार्ट तेजी से संगठन की संरचना की समझ नहीं देता है। ऐसा लगता है कि ग्यारह कार्य सीधे निदेशक को रिपोर्ट करते हैं।

जबकि नियंत्रण की अवधि (प्रत्यक्ष रिपोर्ट की संख्या जो एक प्रबंधक को प्रभावी ढंग से देखरेख कर सकता है) काफी भिन्न होता है, हमें यह विश्वास करना मुश्किल है कि यह एक आशावादी कार्य संगठन है। कुछ कार्यों के नेताओं की संभावना "अधिक समान है।" यदि हम इस संगठन के भीतर संचार प्रवाह को चार्ट करने के लिए थे, और निदेशक के साथ प्रत्येक अधीनस्थ समय की राशि खर्च करते हैं, तो कुछ प्रत्यक्ष रिपोर्ट को संभवतः अन्य कार्यों के अधीनस्थों के रूप में पुनर्वर्गीकृत करने की आवश्यकता होगी।

संगठन एक प्रबंधन उपकरण के रूप में चार्ट

सक्रिय, उपकरण के बजाय, ऑर्ग चार्ट आमतौर पर प्रतिक्रियाशील होते हैं। हमने एक संगठन बनाया है या एक को विकसित करने की अनुमति दी है, और यह बड़ा हो गया है। यह संगठन के भीतर के लोगों के लिए, या जिन लोगों के साथ वे बातचीत करते हैं, उनके लिए स्पष्ट नहीं है कि कौन जिम्मेदार है। तो हम हर एक को दिखाने के लिए बक्से और लाइनों का एक गुच्छा तैयार करते हैं जो क्या करता है। फिर हम धराशायी लाइनों और इसी तरह के कृत्रिम उपकरणों को जोड़ते हैं, जो यह दिखाने के लिए कि हमने पहले क्या वास्तव में हमेशा ऐसा नहीं किया है।

एक बेहतर विकल्प, हालांकि, एक ऑर्ग चार्ट को तैयार करना है जो दर्शाता है कि आप संगठन को कहां जाना चाहते हैं, बल्कि यह दर्शाता है कि यह अब कैसा है। यदि आप एक फ्लैट, क्षैतिज संगठन चाहते हैं, तो उस तरह से ऑर्ग चार्ट को ड्रा करें। दिखाएँ कि छह या आठ (या यहां तक ​​कि ग्यारह जैसा कि हमने ऊपर देखा) प्रबंधक वीपी को रिपोर्ट करते हैं। दिखाएँ कि सभी दस प्रोग्रामर सीधे प्रोजेक्ट मैनेजर को रिपोर्ट करते हैं।

यदि आपका संगठन अपने मिशन को पूरा करने के लिए गुणवत्ता मंडलियों या उत्पादन टीमों पर निर्भर है, तो आपको अपने संगठन चार्ट में दिखाना चाहिए। क्षैतिज समूहों और ऊर्ध्वाधर रेखाओं से चिपके रहने के लिए विवश महसूस न करें। यदि आपके कर्मचारी ऐसा करके अपनी भूमिकाओं को अधिक स्पष्ट रूप से समझेंगे, तो आप हलकों, उल्टे त्रिकोणों, या जो कुछ भी आपकी आवश्यकता हो, का उपयोग कर सकते हैं।

बाजार में कई सॉफ्टवेयर उत्पाद हैं जो आपको यह दिखाने में मदद करते हैं कि आप अपने संगठन को कैसे काम करना चाहते हैं। ऑर्गप्लस उन औजारों के प्रकार का एक उदाहरण है, जिनका उपयोग ऑर्ग चार्ट सहित व्यवसाय के कई पहलुओं को स्पष्ट करने के लिए किया जा सकता है।

जिस तरह से यह किया जाना चाहिए

नीचे दिया गया उदाहरण एक ऑर्ग चार्ट का प्रतिनिधित्व है, जिसने मुझे बहुत प्रभावित किया। यह एक नए युग में एक कंपनी के लिए जारी किया गया था जिसे अपने सभी कर्मचारियों से रचनात्मक, नई कार्रवाई की आवश्यकता थी।

यह स्पष्ट रूप से संचार और नवाचार को बढ़ावा देने के उद्देश्य से फ्लैट, क्षैतिज संरचना को दर्शाता है। यह स्पष्ट रूप से शीर्ष दो अधिकारियों द्वारा गठित टीम को दर्शाता है, यह दर्शाता है कि कर्मचारियों को क्या करने की उम्मीद है। फिर भी यह अंतिम जिम्मेदारी की असमान लाइनों को बरकरार रखता है। राष्ट्रपति स्पष्ट रूप से कंपनी का नेतृत्व कर रहे हैं, लेकिन बाकी सभी जानते हैं कि सफल होने के लिए उन्हें अपना हिस्सा करना होगा।

जिस तरह से एक ऑर्ग चार्ट होना चाहिए

अभी यह बताना जल्दबाजी होगी कि क्या इस ऑर्ग चार्ट का वांछित प्रभाव होगा। यह केवल कुछ हफ़्ते में हुआ है। हालांकि, कंपनी के अधिकारियों ने अपने संगठन को अपने नए लक्ष्यों की ओर चलाने में मदद करने के लिए इसे एक प्रभावी प्रबंधन उपकरण के रूप में स्पष्ट रूप से उपयोग किया है।