प्रबंधकों के लिए 9 बैठक सुविधा कौशल
विषय
- अपनी बैठक सुविधा कौशल को मजबूत बनाना
- जहां प्रबंधक बैठक के साथ गलत हो जाते हैं
- क्यों प्रबंधक कर्मचारियों को शामिल करने में विफल रहे
- कौशल प्रबंधकों को बैठकों को सुगम बनाने की आवश्यकता है
- मीटिंग प्लान कैसे करें
- 1. ग्रुप इन्वॉल्वमेंट सक्षम करें
- 2. सुनिश्चित करें कि आप उचित रसद प्रदान करते हैं
- 3. मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करना
- बैठक का संचालन कैसे करें
- 1. प्रश्न पूछें
- 2. सक्रिय सुनने का प्रदर्शन
- 3. एक उचित मंथन सत्र का नेतृत्व करें
- मीटिंग में समस्याओं को कैसे हल करें
- 1. सहमति-निर्माण कौशल
- सर्वसम्मति से निर्णय लेने का संसाधन
- 2. संकल्प संकल्प कौशल
- 3. गैर-मौखिक संचार कौशल
- तल - रेखा
बैठकें या तो विचारों को साझा करने, चुनौतियों पर चर्चा करने और कार्य योजनाओं को परिभाषित करने के अवसर हो सकती हैं, या वे अनुत्पादक समय की आपदा के रूप में समाप्त हो सकती हैं। दुर्भाग्य से, प्रबंधक अक्सर प्रक्रिया की शिथिलता को पूरा करने के लिए प्रमुख योगदानकर्ता होते हैं। मीटिंग ठीक से चलाने के लिए आपको कौशल की आवश्यकता होती है।
अपनी बैठक सुविधा कौशल को मजबूत बनाना
परिभाषा के अनुसार, सुविधा का अर्थ है, “आसान या कम कठिन बनाना; आगे मदद करें। ” एक प्रबंधक को एक बैठक की सुविधा के लिए (इसे चलाने के बजाय), उन्हें अपनी शक्ति को जाने देने और विभिन्न परिणामों और दृष्टिकोणों के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है।
जहां प्रबंधक बैठक के साथ गलत हो जाते हैं
कई प्रबंधकों को लगता है कि वे जानते हैं कि एक बैठक को "कैसे" चलाना है। वे एजेंडा सेट करते हैं, सभी बात करते हैं, और सभी निर्णय लेते हैं। हालांकि यह प्रबंधकों के लिए आसान और कुशल लग सकता है, यह अक्सर लोगों के समय की बर्बादी है, और यह टीम की रचनात्मक क्षमता में नहीं आता है।
वास्तव में, इसका विपरीत प्रभाव पड़ता है क्योंकि कर्मचारी वापस लेते हैं, प्रबंधक को सौंपना चाहते हैं जो प्रभारी होना चाहता है।
क्यों प्रबंधक कर्मचारियों को शामिल करने में विफल रहे
प्रबंधकों द्वारा अपने कर्मचारियों को बैठकों में अधिक शामिल नहीं करने के कई कारण मौजूद हैं। जबकि नीचे के पहले तीन आइटम खराब प्रबंधकों के व्यवहार हैं, अंतिम एक, सुविधा कौशल, अभ्यास के साथ सीखा और मजबूत किया जा सकता है:
- जाने देने का डर
- गलत विश्वास है कि क्योंकि वे प्रभारी हैं, उन्हें सभी उत्तर प्रदान करने की आवश्यकता है
- अपने कर्मचारियों की क्षमताओं या समस्या को सुलझाने के कौशल में आत्मविश्वास की कमी
- बैठक सुविधा कौशल की कमी
सभी स्तरों पर प्रबंधकों के लिए ये विचार बैठक की उत्पादकता में सुधार के समर्थन में उनकी बैठक सुविधा कौशल को मजबूत करेंगे।
कौशल प्रबंधकों को बैठकों को सुगम बनाने की आवश्यकता है
उचित बैठक सुविधा में समस्याओं को पहचानने और सुलझाने में शामिल बैठक में सभी को शामिल करना शामिल है। टीमें लगभग हमेशा बेहतर विकसित करेंगी, किसी भी प्रबंधक की तुलना में अधिक रचनात्मक समाधान अकेले हो सकते हैं। टीमें उनके द्वारा बनाए गए समाधानों के कार्यान्वयन का समर्थन करने की अधिक संभावना रखती हैं। आप इन मीटिंग सुविधा कौशल को तीन अलग-अलग श्रेणियों में तोड़ सकते हैं:
- बैठक की योजना बनाना
- बैठक आयोजित करना
- बैठक की समस्याओं का समाधान
मीटिंग प्लान कैसे करें
किसी भी बैठक को शुरू करने से पहले आपको एक एजेंडा की आवश्यकता होती है। एक सहयोगी बैठक के लिए, बैठक में भाग लेने वालों को यह बताने के लिए आमंत्रित करें कि टीम को किन समस्याओं को हल करने की जरूरत है या टीम को किन बदलावों की जरूरत है। सुनिश्चित करें कि विषय वे हैं जो समूह की भागीदारी के लिए अनुमति देते हैं। किसी मीटिंग में जानकारी प्रस्तुत करने की तुलना में मीटिंग की सुविधा देना अलग है।
1. ग्रुप इन्वॉल्वमेंट सक्षम करें
यह सुनिश्चित करें कि आप समूह की भागीदारी के लिए पर्याप्त समय की अनुमति देते हैं और यह कि आप बहुत कम समय में बहुत सारी समस्याओं को हल करने का प्रयास नहीं करते हैं। हालाँकि, बहुत अधिक समय भी "अच्छी तरह से ...." के अंतहीन चक्र में परिणाम कर सकता है। सुनिश्चित करें कि आपका एजेंडा बैठक के लिए आवंटित समय को पूरा करता है। कौशल की जरूरत है इनमें शामिल हैं।
- समूह सुविधा कौशल
- बैठक की योजना
- समस्या को सुलझाना
- निर्णय लेना
- एजेंडा विकास
2. सुनिश्चित करें कि आप उचित रसद प्रदान करते हैं
अपनी बैठक का स्थान और समय सावधानी से चुनें। यदि आप छह कुर्सियों के साथ एक सम्मेलन कक्ष में 15 लोगों को रटने की कोशिश करते हैं, तो बैठक एक आपदा होगी। जब लोग असहज होते हैं, तो एक दूसरे को नहीं देख सकते हैं, सुन नहीं सकते हैं, या भूखे हैं, बैठक के परिणाम भुगतने होंगे।
महान भागीदारी को प्रोत्साहित करने और बाधाओं को दूर करने के तरीके के रूप में रसद का उपयोग करना सीखें। आपको यह सब पहले से योजना बनाने की आवश्यकता है। सैंडविच ऑर्डर करने के लिए किसी को मिड-मीटिंग से बाहर भेजना आपकी मीटिंग को कम प्रभावी बनाता है। लॉजिस्टिक प्लानिंग में ये कौशल शामिल हैं।
- रसद योजना और अनुभव
- निर्णय लेना
- दूसरों की आवश्यकताओं का विचारशील विचार
3. मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करना
मीटिंग की योजना बनाने का अंतिम महत्वपूर्ण हिस्सा मीटिंग मिनट है। उन्हें कौन ले जाएगा? उन्हें कौन वितरित करेगा? यदि आपके पास एक निर्दिष्ट प्रशासनिक व्यक्ति नहीं है, तो उन्हें स्वयं करने पर विचार करें या टीम के सदस्यों के बीच जिम्मेदारी को घुमाएं। यदि जेन ने पिछले सप्ताह मिनटों में किया, तो इस सप्ताह जॉन की बारी है। यदि आप विचारों को एकत्र करने के लिए एक व्हाइटबोर्ड या फ्लिप चार्ट का उपयोग कर रहे हैं, तो व्यक्ति को सही ढंग से दस्तावेज देने के लिए पर्याप्त समय दें।
- नोट-कौशल लेना
- प्रलेखन प्रासंगिकता
- विविधता और समावेश को समझना
बैठक का संचालन कैसे करें
अपने ठोस एजेंडे, अच्छे स्थान और उचित जलपान के साथ, आप अपनी बैठक के लिए तैयार हैं। अपनी बैठक को एक शानदार कार्य बैठक (और सिर्फ एक सूचना डंप नहीं) बनाने के लिए, आपको उपयुक्त बैठक सुविधा कौशल का प्रदर्शन करना होगा।
ऐसा करने के लिए, आप बैठक सुविधा के इन तीन घटकों पर ध्यान देना चाहेंगे।
1. प्रश्न पूछें
महान प्रश्न महान चर्चा को उत्तेजित करते हैं। लेख, "70 विस्मयकारी कोचिंग प्रश्न, ग्रोव मॉडल का उपयोग करते हुए" कुछ उत्कृष्ट चर्चा प्रांप्टर्स प्रदान करता है।
- अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रश्न पूछें
- विभिन्न दृष्टिकोणों के बारे में जानने के लिए प्रश्न पूछें
- समझौते और असहमति के क्षेत्रों पर ध्यान देने के लिए प्रश्न पूछें
- यह पुष्टि करने के लिए प्रश्न पूछें कि आप वास्तव में सुन रहे हैं कि टीम के सदस्य क्या योगदान दे रहे हैं
- यह पता लगाने के लिए प्रश्न पूछें कि आप टीम के सदस्यों के साथ अर्थ साझा कर रहे हैं
2. सक्रिय सुनने का प्रदर्शन
सक्रिय श्रवण से आप वास्तव में और गहराई से जान सकते हैं कि आप और वह व्यक्ति जिसे आप अर्थ साझा करने के लिए सुन रहे हैं और एक-दूसरे के पदों के बारे में सोच समझकर आए हैं। जब आप विरोधाभास करते हैं, तो समझने के लिए जांच करें, और अनुवर्ती प्रश्न पूछें, यह अधिक भागीदारी को प्रोत्साहित करता है और चर्चा को बहता रहता है।
- समझ को इंगित करने के लिए सिर हिलाएं और अन्य उचित इशारे करें
- जो आपने दूसरी पार्टी में सुना है उसे दोहराएं ताकि आपको पता हो कि आप अर्थ साझा करते हैं
- आपके बारे में अनिश्चित कुछ भी स्पष्ट करने के लिए प्रश्न पूछें
- अपनी समझ को और विस्तार देने के लिए अनुवर्ती प्रश्न पूछें
- "आह-हा", "हां, मैं समझता हूं," जैसे शब्दों का उपयोग करें और समझ को इंगित करना पसंद करें
3. एक उचित मंथन सत्र का नेतृत्व करें
ज्यादातर लोगों को लगता है कि वे पहले से ही विचार मंथन करना जानते हैं। हालाँकि, वे आमतौर पर नहीं करते हैं। बहुत सी सेटिंग्स में, खराब प्रक्रिया प्रबंधन, मजबूत सामाजिक या राजनीतिक दबाव और खराब सुविधा कौशल द्वारा बुद्धिशीलता की प्रभावशीलता कम हो जाती है। कई लोगों ने वास्तव में एक अच्छी तरह से चलने वाले मंथन सत्र की शक्ति का अनुभव नहीं किया है।
- प्रभावी सुविधा कौशल का अभ्यास करें
- प्रतिभागियों द्वारा विचारों की शुरूआत की व्यवस्था करें
- यह सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों को बोलने का समान अवसर मिले
- प्रतिस्पर्धी बातचीत और एक दूसरे पर बात कर रहे लोगों को प्रबंधित करें
- एक प्रबंधनीय संख्या के लिए मंथन विकल्पों को कम करने के लिए एक प्रभावी तरीका तैयार करें
- उठने वाले किसी भी विवाद का समाधान करें
मीटिंग में समस्याओं को कैसे हल करें
दूसरे प्रकार की बैठक में अलग बैठक सुविधा कौशल की आवश्यकता होती है। यदि हर कोई पहले से ही समाधान पर सहमत हो तो आपको मिलने की जरूरत नहीं होगी। आप जानकारी साझा करने और उत्तर विकसित करने के लिए एक साथ आते हैं और इसका मतलब है कि आपको लोगों को साथ लाने की आवश्यकता होगी। यहां वे कौशल हैं जिनकी आपको आवश्यकता होगी
1. सहमति-निर्माण कौशल
आम सहमति का मतलब यह नहीं है कि हर किसी को एक फैसले से सहमत होना होगा। इसका अर्थ है कि सभी को अपने दृष्टिकोणों को साझा करने (संभावित रूप से विचार-मंथन द्वारा) और विचारों को प्रस्तावित करने का अवसर मिला है। इसके बाद, आम सहमति की कुंजी यह है कि सभी टीम के सदस्य दिशा का समर्थन करने के लिए सहमत हैं, भले ही यह उनकी मूल पसंद न हो।
- उचित बैठक सुविधा समूह को विचार साझा करने से लेकर प्रभावी निर्णय के विकास तक मार्गदर्शन करेगी।
- आम सहमति तक पहुंचने में अधिक समय लगता है, लेकिन आम तौर पर समूह में बड़े स्तर पर मजबूत खरीद प्राप्त होगी। हालाँकि, याद रखें कि आम सहमति अंतिम लक्ष्य नहीं है।
- हाथ में समस्या के लिए एक प्रभावी निर्णय सबसे महत्वपूर्ण मुद्दा है।
सर्वसम्मति से निर्णय लेने का संसाधन
एक सर्वसम्मति से निर्णय लेने की प्रक्रिया के माध्यम से एक टीम का नेतृत्व करने के तरीके के बारे में अधिक जानने के लिए "एक छह-चरणीय सहमति निर्णय लेने की रूपरेखा" देखें।
2. संकल्प संकल्प कौशल
जब भी किसी समस्या को हल करने में शामिल लोगों का एक कमरा होता है, तो संघर्ष अपरिहार्य होता है। वास्तव में, कार्य या मुद्दे पर संघर्ष टीम शोधकर्ताओं द्वारा प्रभावी निर्णय लेने की प्रक्रिया के हिस्से के रूप में देखा जाता है। एक प्रबंधक को सीखना चाहिए कि सकारात्मक तरीके से संघर्ष की शक्ति का दोहन कैसे किया जाए।
- सभी दृष्टिकोणों को सुनने के लिए चर्चा का प्रबंधन करें
- समझौते और असहमति के क्षेत्रों की पहचान करने के लिए चर्चा का नेतृत्व करें
- कुछ प्रतिभागियों को सुना हुआ महसूस कराने के लिए सुविधा कौशल का उपयोग करें
3. गैर-मौखिक संचार कौशल
जबकि शोधकर्ता सटीक प्रतिशत पर बहस करते हैं, ज्यादातर इस बात से सहमत होंगे कि 50% से अधिक संचार गैर-मौखिक है।
- एक प्रबंधक को अपने जुड़ाव, कैंडर और प्रतिबद्धता के स्तर का आकलन करने के लिए समूह की टोन और बॉडी लैंग्वेज को पढ़ने में सक्षम होना चाहिए।
- गैर-मौखिक संचार की आपकी समझ यह देखने में मदद कर सकती है कि बैठक को समाप्त करने के लिए सही समझौता बनाम बोला गया समझौता है।
- एक व्यक्ति या एक टीम की कुल संचार आवाज का अनुभव करने के तरीके के रूप में बॉडी लैंग्वेज के प्रति सजग रहें।
तल - रेखा
समय जीवन और काम पर एक कीमती संपत्ति है। इष्टतम दक्षता और प्रभावशीलता के लिए बैठकों का प्रबंधन करने के लिए प्रयास करें। उपर्युक्त नौ सुविधा कौशल सीखना, अभ्यास करना और आवेदन करना शुरू करने के लिए एक शानदार जगह है।
