ईमेल अभिवादन जो पढ़ें पढ़ें
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BusinessInsider.com के अनुसार, सैकड़ों ईमेल के माध्यम से स्लोगन करने के लिए औसत कर्मचारी अपने दिन का लगभग 25% आवंटित करता है। जबकि कुछ लोगों को बुनियादी ईमेल शिष्टाचार पर ब्रश की आवश्यकता होती है, अन्य लोग गलती करते हैं, क्योंकि वे संचार की सरासर मात्रा से अभिभूत होते हैं।
आपकी नौकरी की खोज के दौरान, आपको संभावना है कि कवर पत्र सहित कई ईमेल, आपको नोटों को धन्यवाद दें, और खोज से संबंधित कनेक्शनों को काम करने के लिए संदेश दें।
शर्मनाक त्रुटियां करने से बचने के लिए समय निकालें, जैसे कि किसी के नाम की गलत वर्तनी, और उन नोट्स को लिखना सुनिश्चित करें जिन्हें प्रतिक्रिया मिलती है।
एक पेशेवर अभिवादन के साथ शुरू करें
अपनी विषय पंक्ति में स्पष्टता के लिए प्रयास करें। कुछ ऐसा प्रत्यक्ष चुनें जो आपके ईमेल के उद्देश्य की पहचान करता हो, जैसे "बैठक का समय बदल गया" या "आपके प्रस्ताव के बारे में त्वरित क्वेरी।"
"मुझे आपको सूचित करने की आवश्यकता है" जैसे एक टीज़र के साथ एक गाजर झूलने से बचें, जो आपके इरादे को पाने के लिए ईमेल को पढ़ने के लिए लालच देने की कोशिश करता है। लोग अक्सर तय करते हैं कि विषय पंक्ति के आधार पर ईमेल खोलना है, इसलिए एक ऐसा चुनें जो आपके उद्देश्य को स्पष्ट रूप से बताता हो।
एक पेशेवर ग्रीटिंग का उपयोग करें। परिस्थितियों और प्राप्तकर्ता के लिए एक उपयुक्त अभिवादन शामिल करें। कुछ अभिवादन एक ईमेल में काम करते हैं लेकिन एक नियमित पत्र में उपयोग नहीं किए जाते हैं जबकि कुछ अभिवादन दोनों के लिए काम करते हैं।
एक अभिवादन चुनें, जिसके आधार पर आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं और जिस प्रकार का संदेश आप भेज रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे आप जानते हैं, "हाय जिम" उपयुक्त है। "प्रिय श्री / श्रीमती। स्मिथ" नौकरी के लिए आवेदन करते समय या व्यवसाय पत्र लिखते समय उचित होगा।
"हे" के साथ एक ईमेल खोलने से बचें जो बहुत अनौपचारिक लगता है और आमतौर पर कार्यस्थल में उपयोग नहीं किया जाता है। इसके अलावा, "हाय दोस्तों" या "हाय दोस्तों," से भी शर्माएं, भले ही आपके ईमेल की प्रकृति शिथिल हो।
अभिवादन का उदाहरण
- प्रिय प्रथम नाम अंतिम नाम(यह अच्छी तरह से काम करता है यदि आप उस व्यक्ति के लिंग को नहीं जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं)
- प्रिय प्रथम नाम(जब आप किसी को जानते हैं तो ईमेल करें)
- हाय प्रथम नाम(जब आप जानते हैं कि किसी को ईमेल करें)
- प्रिय श्री / एम। एस। अंतिम नाम
- प्रिय श्री / एम। एस। प्रथम नाम अंतिम नाम
- प्रिय डॉ। अंतिम नाम
- किसे यह मई चिंता
- प्रिय मानव संसाधन प्रबंधक
- प्रिय भर्ती प्रबंधक
अपने अभिवादन के बाद उचित विराम चिह्न का उपयोग करें। अधिक औपचारिक ईमेल के लिए, नाम के बाद एक अर्ध-बृहदान्त्र का उपयोग करें। उन लोगों के लिए जिन्हें आप जानते हैं या अधिक आकस्मिक पत्राचार करते हैं, ग्रीटिंग नाम के बाद अल्पविराम का उपयोग करें।
कॉमन एरर्स से बचें
ईमेल लिखते समय, निम्न त्रुटियां कभी-कभी होती हैं जब लोग किसी संदेश को जल्दी से हटाने के लिए दौड़ते हैं। अपने संदेश की समीक्षा करने और निम्न चरणों का पालन करने के लिए समय निकालें।
- ईमेल पता अंतिम जोड़ें।यदि आपके पास ईमेल अनसेंड करने का विकल्प नहीं है, तो यदि आप एक त्वरित ट्रिगर उंगली रखते हैं, तो पते को अंतिम जोड़ें। प्राप्तकर्ता का नाम तभी डालें जब आप सुनिश्चित हों कि आपका ईमेल जाने के लिए तैयार है।
- पुराने "उत्तर सभी" त्रुटि से बचें।"सभी को उत्तर दें" को दबाते समय अपनी ट्रिगर उंगली देखें। इस बात पर विचार करें कि क्या सूची में मौजूद हर किसी को वास्तव में पढ़ने की जरूरत है कि आपको क्या कहना है। इसके अलावा, श्रृंखला में पुराने ईमेल के प्रति सावधान रहें जो आप किसी को उत्तर देने के लिए नहीं देखना चाहते हैं।
- हास्य पर आसान जाओ। एक ईमेल में हास्य को समझना मुश्किल हो सकता है क्योंकि आपका स्वर जरूरी नहीं होगा। शरीर की भाषा के बिना, चेहरे की अभिव्यक्ति, या ताल, हास्य सपाट गिर सकता है या यहां तक कि अनजाने में एक पाठक का अपमान कर सकता है। इसे सुरक्षित रखें और इसे छोड़ दें।
- ठीक करना।यह सोचने की गलती न करें कि लोग अनौपचारिक ईमेल में टाइपोस को माफ कर देंगे या यदि आप अपने फोन पर टाइप कर रहे हैं तो गलतियों को बर्दाश्त किया जाएगा। आपको अपने ईमेल में गलतियों से कठोर रूप से आंका जा सकता है, खासकर यदि वे उग्र हैं। एक वर्तनी जाँचक पर भरोसा न करें जो अक्सर आपके लिए गलत शब्द चुन सकता है। अपने ईमेल को उसी तरह प्रूफरीड करें जैसे आप किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज को करते हैं। विशेष रूप से, हमेशा जांचें और जांचें कि आपने लोगों के नामों को सही ढंग से लिखा है।
- इमोजीस या इमोटिकॉन्स का उपयोग न करें। अधिक से अधिक, ईमेल संदेशों ने पाठ संदेशों को फिर से बनाना शुरू कर दिया है। कार्यस्थल संदेशों में अब कभी-कभी "अंगूठे-अप" इमोजी या स्माइली चेहरे शामिल होते हैं। हालांकि वे अधिक सामान्य हो रहे हैं, औपचारिक पत्राचार में इमोजीस और इमोटिकॉन्स से बचें। यदि आपके ईमेल ग्रीटिंग में किसी व्यक्ति का अंतिम नाम शामिल है, तो यह एक निश्चित संकेत है कि आपको इमोजीस और इमोटिकॉन्स को छोड़ देना चाहिए।
- याद रखें कि ईमेल हमेशा के लिए रहता है।व्यक्तिगत या गोपनीय कुछ भी ईमेल करने से पहले दो बार सोचें, किसी को ईमेल के माध्यम से फायर करना, किसी को निराश करना या गुस्से से जवाब देना। यहां तक कि हटाए गए ईमेल को डेटा बैकअप से भी पुनर्जीवित किया जा सकता है। व्यक्ति में उन प्रकार के इंटरैक्शन बेहतर हो सकते हैं। 24 घंटे का नियम लागू करें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको संदेश भेजना चाहिए, तो अगले दिन तक निर्णय लेने के लिए प्रतीक्षा करें। अंगूठे का एक और अच्छा नियम: एक ईमेल में कुछ भी न लिखें, जिसे आप सार्वजनिक रूप से साझा करने के लिए तैयार नहीं होंगे, जैसे कि एक बयान में, या सोशल मीडिया पर, उदाहरण के लिए।
