रक्षात्मक कर्मचारियों को प्रतिक्रिया कैसे दें
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कार्यस्थल प्रदर्शन को मजबूत करने के लिए प्रबंधक के टूलकिट में फीडबैक सबसे शक्तिशाली उपकरणों में से एक है।
- सकारात्मक प्रतिक्रिया उच्च प्रदर्शन को बढ़ावा देने वाले व्यवहारों की पहचान करने और उन्हें सुदृढ़ करने पर केंद्रित है।
- रचनात्मक प्रतिक्रिया - जिसे अक्सर नकारात्मक प्रतिक्रिया के रूप में संदर्भित किया जाता है- उच्च प्रदर्शन से हटने वाले व्यवहारों में परिवर्तन को पहचानने और बढ़ावा देने पर केंद्रित है।
प्रभावी प्रतिक्रिया व्यवहार के लिए विशिष्ट है (या तो नकारात्मक या सकारात्मक) और जितना संभव हो उतना घटना के करीब पहुंचाया। जबकि प्रेरित पेशेवर सकारात्मक और रचनात्मक प्रतिक्रिया दोनों की सराहना करते हैं, प्रबंधक अक्सर इसे वितरित करने में असहज होते हैं, विशेष रूप से नकारात्मक कुछ भी माना जाता है। सर्वेक्षणों और शोध अध्ययनों में, रचनात्मक प्रतिक्रिया देने के साथ संघर्ष करने वाले प्रबंधकों को चिंता है कि उन्हें पसंद नहीं किया जाएगा या, वे आलोचना की पेशकश करके एक घटना बनाने से डरते हैं।
इस आलेख में उल्लिखित सुझावों का पालन और अभ्यास करके, प्रबंधक डर को नकारात्मक प्रतिक्रिया देने से निकाल सकते हैं और बातचीत को रचनात्मक घटना में बदल सकते हैं।
नकारात्मक प्रतिक्रिया देने में आपकी मदद करने के लिए 10 टिप्स
- अपनी भावनाओं को नियंत्रण में रखें। जब आप गुस्सा या परेशान होते हैं तो आप किसी और की हरकत की आलोचना नहीं करना चाहते। अगर टेम्पर्स गर्म हैं, तो समय निकालकर चीजों को ठंडा होने दें। प्रभावी होने के दौरान, रचनात्मक प्रतिक्रिया संभव के रूप में मनाया घटना के करीब पहुंचाई जाती है, अगर स्थिति गर्म होती है, तो अगले दिन के लिए बैठक का समय निर्धारित करना ठीक है।
- टीम के सदस्य के सामने कभी भी नकारात्मक प्रतिक्रिया न देंरों। एक निजी स्थान खोजें। अपने कार्यालय में बैठक का संचालन करें या अपनी प्रतिक्रिया चर्चा के लिए एक सम्मेलन कक्ष निर्धारित करें।
- मनाया व्यवहार पर ध्यान दें, व्यक्ति नहीं। याद रखें, रचनात्मक प्रतिक्रिया का उद्देश्य उच्च प्रदर्शन से हटने वाले व्यवहारों को समाप्त करना है। यदि व्यक्ति को लगता है कि उसे व्यक्तिगत रूप से हमला किया जा रहा है, तो वे जल्दी से रक्षात्मक हो जाएंगे, और एक सार्थक चर्चा का अवसर खो जाएगा।
- विशिष्ट होना। प्रभावी प्रतिक्रिया विशिष्ट है। सुझाव देना, "जॉन, तुम्हें यकीन है कि चुप रहा," यह सच हो सकता है, लेकिन यह जॉन को यह नहीं बताता कि उसने क्या गलत किया। वही मैरी को यह बताने के लिए जाता है कि उसे अक्सर काम करने की देर है। इसके बजाय, बहुत विशिष्ट व्यवहार का वर्णन करें और व्यवहार के व्यावसायिक प्रभाव की पहचान करें। उदाहरण के लिए: "मैरी, जब आप अपनी शिफ्ट के लिए देर से आते हैं, तो हमें पहले वाली शिफ्ट से किसी को पकड़ना पड़ता है। इसके लिए हमें ओवरटाइम का भुगतान करना पड़ता है। यह आपके सहकर्मी को असुविधा पहुँचाता है, और अगर वे आपकी विशिष्ट नौकरी को नहीं समझते हैं तो यह गुणवत्ता को कम कर सकता है।" आप समझते हैं?"
- समय पर हो। यदि आपको कभी वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा पर नकारात्मक प्रतिक्रिया टिप्पणियों की एक लंबी सूची मिली है, तो आप समझते हैं कि यह इनपुट तथ्य के बाद कितना लंबा है। घटना के बाद सभी प्रकार की प्रतिक्रिया जल्द से जल्द दी जानी चाहिए।
- शांत रहो। भले ही आप कितने भी परेशान हों, यह कभी भी अपनी भावनाओं पर नियंत्रण नहीं खोता है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यदि आपको अपनी भावनाओं को इकट्ठा करने के लिए समय की आवश्यकता है, तो चर्चा को कुछ घंटों या अधिकतम दिन में देरी करें। अपने आप को याद दिलाएं कि प्रतिक्रिया का उद्देश्य सुधार को बढ़ावा देना है और इस सकारात्मक दृष्टिकोण के साथ चर्चा का दृष्टिकोण करना है।
- व्यक्ति में अपने विश्वास की पुष्टि करें। यह चरण तीन को पुष्ट करता है, लेकिन यहां आप उन्हें बताते हैं कि आपको अभी भी एक व्यक्ति के रूप में और उनकी क्षमताओं में विश्वास है; यह सिर्फ उनका प्रदर्शन है जिसे आप बदलना चाहते हैं। कुछ ऐसा कहें, "आप एक अच्छी ग्राहक सेवा प्रतिनिधि हैं, इसलिए मुझे यकीन है कि आपको ग्राहकों के साथ अधिक धैर्य रखने की आवश्यकता है।"
- बात करना बंद करें और दूसरे पक्ष को आमंत्रित करने के लिए आमंत्रित करें। आपके द्वारा उस व्यक्ति को बताए जाने के बाद कि क्या विशिष्ट, हाल ही में किए गए कार्य अनुचित थे, और क्यों, बात करना बंद करें। दूसरे व्यक्ति को अपने बयानों का जवाब देने और स्पष्ट सवाल पूछने का मौका दें।
- परिभाषित करें और एक पारस्परिक रूप से स्वीकार्य कार्य योजना पर सहमत हों। कर्मचारी के भविष्य के प्रदर्शन के लिए क्या उपयुक्त है, इस पर सहमत हों। यदि ऐसी विशिष्ट चीजें हैं जो कर्मचारी को करना शुरू करने की आवश्यकता है या करना बंद करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि वे स्पष्ट रूप से पहचाने जाते हैं। अगर कुछ ऐसा करने की ज़रूरत है, तो शायद कर्मचारी के लिए अतिरिक्त प्रशिक्षण, उस पर भी सहमत हों।
- फॉलो-अप के लिए एक समय निर्धारित करें।कार्यों और सुधार की समीक्षा करने के लिए एक स्पष्ट तारीख और समय निर्धारित करना प्रतिक्रिया प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह जवाबदेही स्थापित करता है और प्रदर्शन में सुधार की संभावना को बेहतर बनाता है।
और याद रखें, जब आपने रचनात्मक प्रतिक्रिया दी है और संकल्प और अनुवर्ती योजना पर सहमत हो गए हैं, तो नौकरी के साथ आगे बढ़ें। कर्मचारी के प्रति बुरा व्यवहार न करें क्योंकि उन्होंने गलती की है। उन्हें इस डर से बाहर मत घुमाओ कि वे एक और गलती कर सकते हैं। जैसा कि आप सभी कर्मचारियों को करते हैं, लेकिन उनके प्रदर्शन पर नजर न रखें।
