कर्मचारी अनुपस्थिति के प्रबंधन में पर्यवेक्षक की भूमिका

विषय

• पर्यवेक्षकों की जिम्मेदारियां
• रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार
• अनुपस्थिति जारी रखने पर अनुशंसित अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं
• स्टेज 1: काउंसलिंग साक्षात्कार
• स्टेज 2: पहली औपचारिक समीक्षा (मौखिक चेतावनी चरण)
• स्टेज 3: दूसरा औपचारिक समीक्षा (लिखित चेतावनी चरण)
• चरण 4: काम से अस्थायी निलंबन
• चरण 5: रोजगार की समाप्ति
• अनुपस्थिति के प्रबंधन में चुनौतियां

स्टेफनी यॉर्गेस, पीएच.डी.

2017 में अमेरिकी श्रम विभाग (डीओएल) ने अनुमान लगाया कि किसी भी दिन किसी कर्मचारी का लगभग 3% कार्यबल अनुपस्थित था। अनुपस्थिति की उच्च कीमत संगठनों को प्रभावित करती है, और भी अधिक, जब खोई हुई उत्पादकता, मनोबल और अस्थायी श्रम लागतों पर विचार किया जाता है। सबसे अधिक चिंता की बात यह है कि तीन में से लगभग दो कर्मचारी जो काम के लिए नहीं दिखते हैं, वास्तव में शारीरिक रूप से बीमार नहीं हैं।

ज्यादातर कंपनियों के लिए, अनुपस्थिति के प्रबंधन की जिम्मेदारी प्राथमिक पर्यवेक्षकों पर मुख्य रूप से गिर गई है। ये पर्यवेक्षक अक्सर केवल ऐसे लोग होते हैं जो जानते हैं कि एक निश्चित कर्मचारी अनुपस्थित है।

वे किसी व्यक्ति की अनुपस्थिति के आसपास की परिस्थितियों को समझने और प्रारंभिक अवस्था में किसी समस्या पर ध्यान देने के लिए सबसे अच्छी स्थिति में हैं। इसलिए, कंपनी की अनुपस्थिति प्रक्रियाओं में उनकी सक्रिय भागीदारी अनुपस्थिति नीति या कार्यक्रम की समग्र प्रभावशीलता और भविष्य की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि पर्यवेक्षक अनुपस्थित प्रबंधन की अपनी भूमिका में सहज और सक्षम हैं, उन्हें वरिष्ठ प्रबंधन का पूर्ण समर्थन प्राप्त करने की आवश्यकता है। सभी दलों को अनुपस्थिति नीतियों और प्रक्रियाओं के उद्देश्य से अवगत होना चाहिए। क्या विभागों के बीच विसंगतियां होनी चाहिए; एक नीति अपनी प्रभावशीलता खो सकती है।

अधिक स्थिरता प्रदान करने के लिए, पर्यवेक्षकों को अनुपस्थिति के प्रबंधन के बारे में अपनी जिम्मेदारियों में प्रशिक्षित किया जाना चाहिए, सलाह दी जाती है कि प्रभावी रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार कैसे आयोजित किया जाए, और आवश्यक होने पर अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के उपयोग में शिक्षित किया जाए।

पर्यवेक्षकों की जिम्मेदारियां

यह सुनिश्चित करने के अलावा कि कर्मचारी की अनुपस्थिति के दौरान काम उचित रूप से कवर किया गया है, पर्यवेक्षकों को अनुपस्थित प्रबंधन के लिए कई अन्य महत्वपूर्ण क्रियाएं करनी होंगी। वे चाहिए:

• यह सुनिश्चित करना कि सभी कर्मचारी संगठन की नीतियों और अनुपस्थिति से निपटने के लिए प्रक्रियाओं से पूरी तरह अवगत हैं,
• किसी कर्मचारी के बीमार होने पर संपर्क करने का पहला बिंदु हो
• अपने कर्मचारियों के लिए उचित, सटीक, और अप-टू-डेट अनुपस्थिति रिकॉर्ड बनाए रखें (जैसे, तारीख, बीमारी की प्रकृति / अनुपस्थिति का कारण, कार्य की तारीख में अपेक्षित वापसी, यदि आवश्यक हो तो डॉक्टर का प्रमाणीकरण)
• अनुपस्थिति के किसी भी पैटर्न या रुझानों की पहचान करना, जो चिंता का कारण बनता है,
• रिटर्न-टू-वर्क इंटरव्यू आयोजित करें
• जहां आवश्यक हो अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं को लागू करें।

रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार

अनुपस्थित प्रबंधन को सर्वोत्तम तरीके से प्रबंधित करने के पर्यवेक्षकों के प्रशिक्षण में प्रभावी और निष्पक्ष रिटर्न-टू-वर्क साक्षात्कार का संचालन करने का निर्देश शामिल होना चाहिए। हाल के राष्ट्रीय सर्वेक्षणों से संकेत मिलता है कि इन साक्षात्कारों को अल्पकालिक अनुपस्थिति के प्रबंधन के लिए सबसे प्रभावी उपकरणों में से एक माना जाता है।

रिटर्न-टू-वर्क चर्चा पर्यवेक्षक को कार्यस्थल में अनुपस्थिति को नियंत्रित करने और प्रबंधित करने के लिए प्रबंधन की मजबूत प्रतिबद्धता का प्रदर्शन करने के अलावा, कर्मचारी के काम पर वापस आने का स्वागत करने में सक्षम बनाएगी। साक्षात्कार एक चेक बनाने में सक्षम होगा कि कर्मचारी काम पर लौटने के लिए पर्याप्त है।

आवश्यक कागजी कार्रवाई पूरी की जा सकती है ताकि अनुपस्थिति और उसके निष्कर्ष को ठीक से दर्ज किया जा सके। तथ्य यह है कि एक स्थापित प्रक्रिया एक कर्मचारी के साथ अनुपस्थिति की जांच और चर्चा करने के लिए है, अपने दम पर, असंतुष्ट कारणों के लिए गैर-उपस्थिति के लिए एक निवारक के रूप में कार्य कर सकती है।

अनुपस्थित लोगों के काम पर लौटने के तुरंत बाद (जितना बाद में उनके लौटने के एक दिन बाद भी) साक्षात्कार संभव हो सकेगा। कर्मचारी को उसकी अनुपस्थिति के कारणों को रेखांकित करने का पर्याप्त अवसर दिया जाना चाहिए। पर्यवेक्षक को साक्षात्कार का उपयोग किसी ऐसे मुद्दे का पता लगाने के लिए करना चाहिए जो कर्मचारी के पास हो सकता है जो अनुपस्थिति की ओर ले जा रहा हो।

लक्ष्य एक खुली और सहायक संस्कृति को बढ़ावा देना है। प्रक्रियाएं यह सुनिश्चित करने के लिए होती हैं कि जरूरत पड़ने पर सहायता और सलाह दी जाए और यह सुनिश्चित किया जाए कि कर्मचारी काम पर लौटने के लिए फिट है।

कर्मचारी आमतौर पर औपचारिक संरचना के अभाव में वास्तविक कारणों की व्याख्या करने के अवसर की सराहना करेंगे। यदि पर्यवेक्षक को अनुपस्थिति के लिए दिए गए कारणों की प्रामाणिकता पर संदेह करना चाहिए, तो उसे किसी भी संदेह या चिंताओं को व्यक्त करने के लिए इस अवसर का उपयोग करना चाहिए।

हर समय, कर्मचारी को यह पता होना चाहिए कि साक्षात्कार केवल कंपनी प्रक्रियाओं का हिस्सा नहीं है, बल्कि एक महत्वपूर्ण बैठक है जिसके दौरान अनुपस्थिति को नोट किया गया है और भविष्य के रोजगार के लिए निहितार्थ हो सकते हैं। अनुपस्थिति के अस्वीकार्य स्तरों की स्थिति में कंपनी की अनुशासनात्मक प्रक्रिया, कर्मचारी को समझाई जानी चाहिए।

बैठक के दौरान किसी भी बिंदु पर साक्षात्कार सजा का एक रूप नहीं होना चाहिए, लेकिन विभाग के भीतर अनुपस्थिति के नतीजों को उजागर करने और समझाने के लिए एक अवसर के रूप में देखा जाना चाहिए। कर्मचारियों के विशाल बहुमत को अपने काम से गर्व और उपलब्धि की भावना मिलती है और इन व्यक्तियों को जिम्मेदार वयस्कों के रूप में व्यवहार करने के लिए प्रबंधन को प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।

अनुपस्थिति जारी रखने पर अनुशंसित अनुशासनात्मक प्रक्रियाएं

निम्नलिखित दिशानिर्देश उन मामलों में उठाए जाने वाले अनुशंसित कदमों की रूपरेखा तैयार करते हैं, जिनमें अल्पकालिक अनुपस्थिति को किसी विशेष अवधि में स्वीकार्य स्तर से ऊपर माना जाता है।

स्टेज 1: काउंसलिंग साक्षात्कार

• तत्काल पर्यवेक्षक को अनुपस्थिति पर अपनी चिंता के कर्मचारी को सलाह देनी चाहिए, बीमारी के कारणों को स्थापित करने का प्रयास करना चाहिए और यह निर्धारित करना चाहिए कि उपस्थिति में सुधार के लिए क्या किया जाना चाहिए।
• यदि इस स्तर पर किसी भी चिकित्सा स्थिति की पहचान की जाती है और नौकरी की उपयुक्तता पर प्रभाव पड़ने की संभावना है, तो पर्यवेक्षक को कंपनी द्वारा अनुमोदित डॉक्टर के साथ नियुक्ति की व्यवस्था करनी चाहिए। इसकी पुष्टि कर्मचारी के साथ पाँच कार्य दिवसों के भीतर की जानी चाहिए।
• यदि चर्चा से, समस्या काम के लिए अंतर्निहित गवाह के कारण प्रकट नहीं होती है, तो पर्यवेक्षक को कर्मचारी को सलाह देना चाहिए कि, जबकि दर्ज की गई बीमारियां वास्तविक हो सकती हैं, उपस्थिति में निरंतर सुधार की उम्मीद है या प्रक्रिया में अगला चरण है रख लिया जायेगा।
• अगले छह महीनों के लिए प्रत्येक माह उपस्थिति की समीक्षा स्वचालित रूप से की जाएगी।

स्टेज 2: पहली औपचारिक समीक्षा (मौखिक चेतावनी चरण)

• यदि विश्लेषण और नियमित निगरानी के बाद भी कर्मचारी की अनुपस्थिति खराब होती है, तो उसे पर्यवेक्षक के साथ औपचारिक समीक्षा बैठक में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए।
• इस साक्षात्कार के लिए कर्मचारी को आमंत्रित करने वाले पत्र में अनुपस्थिति का रिकॉर्ड विस्तृत होना चाहिए। कर्मचारी को सलाह दी जानी चाहिए कि वह यूनियन प्रतिनिधि या सहकर्मी द्वारा उचित रूप में प्रतिनिधित्व करने का हकदार है।
• इस बैठक का उद्देश्य निम्नलिखित होगा:
  - अनुपस्थिति के अंतर्निहित कारणों पर चर्चा करने के लिए कॉन्टिन्यू करें,
  - सेवा के कर्मचारी को उसकी अनुपस्थिति के निहितार्थ और लागत निहित करना, और
  कर्मचारी को छोड़ें (चिकित्सा सलाह लेने का निर्णय लेने के अलावा) यदि कोई पर्याप्त और निरंतर सुधार नहीं हुआ है, तो एक स्वीकार्य उपस्थिति स्तर बनाए रखने में असमर्थता के कारण उसके रोजगार को समाप्त किया जा सकता है। यह एक मौखिक चेतावनी का गठन करता है।
• जहां चिकित्सा ध्यान दिया जाता है, वहां तुरंत कार्रवाई की जानी चाहिए। इसलिए बैठक को प्रक्रिया के इस भाग को पूरा करने की अनुमति देने के लिए स्थगित किया गया है। पांच कार्य दिवसों के भीतर, कर्मचारी को चिकित्सकीय सलाह लेनी चाहिए। बैठक को फिर एचआर के साथ जोड़ दिया जाता है और डॉक्टर की राय पर चर्चा की जाती है।
• यदि डॉक्टर काम के लिए फिटनेस की पुष्टि करता है, तो कर्मचारी को निरंतर अनुपस्थिति के परिणामों के बारे में चेतावनी दी जानी चाहिए।

स्टेज 3: दूसरा औपचारिक समीक्षा (लिखित चेतावनी चरण)

• नियमित निगरानी इंगित करती है कि अनुपस्थिति पैटर्न में कोई सुधार नहीं हुआ है, एचआर के साथ एक दूसरी औपचारिक बैठक की व्यवस्था की जाएगी।
• बैठक में कर्मचारी को आमंत्रित करने वाले पत्र में अनुपस्थिति रिकॉर्ड और फिर से प्रतिनिधित्व पर सलाह शामिल होगी।
• बैठक में बीमार स्वास्थ्य या बीमारी की प्रकृति में बदलाव के बारे में दी गई किसी भी नई जानकारी का मूल्यांकन कंपनी द्वारा अनुमोदित डॉक्टर द्वारा किया जा सकता है।
• कर्मचारी को उसके अनुपस्थिति रिकॉर्ड को समझाने का अवसर दिया जाना चाहिए। यदि उपयुक्त हो, तो पर्यवेक्षक को कर्मचारी को सूचित करना चाहिए कि एक औपचारिक लिखित चेतावनी जारी की जा रही है और यह चेतावनी एक निर्दिष्ट अवधि के लिए कर्मचारी की फ़ाइल में रहेगी। चेतावनी की एक प्रति कर्मचारी को और उसके प्रतिनिधि को जारी की जानी चाहिए।
• कर्मचारी को सूचित किया जाना चाहिए कि कंपनी की उपस्थिति अपेक्षाओं का पालन करने और अनुपस्थिति के वर्तमान अस्वीकार्य रिकॉर्ड में सुधार करने में विफलता, परिणामस्वरूप कर्मचारी के रोजगार को समाप्त कर देगा।
• जहां काम के लिए फिटनेस संदेह में है, डॉक्टर द्वारा प्राप्त मार्गदर्शन के अनुसार पुन: तैनाती के विकल्प के साथ आगे बढ़ें। पुनर्विकास प्रक्रिया और विकल्पों पर कर्मचारी संघ के प्रतिनिधि (यदि लागू हो) के साथ परामर्श करें।

चरण 4: काम से अस्थायी निलंबन

• यदि अनुशासनात्मक प्रक्रिया के पिछले चरणों के कार्यान्वयन के बाद, उपस्थिति में कोई सुधार नहीं होता है, तो प्रबंधन बिना वेतन के अस्थायी निलंबन के साथ आगे बढ़ सकता है। निलंबित करने के इरादे की शुरुआत और समाप्ति तिथियों के विवरण के साथ लिखित रूप में पुष्टि की जानी चाहिए। निलंबन के पत्र की एक प्रति कर्मचारी के प्रतिनिधि (यदि लागू हो) को भेजी जानी चाहिए।

चरण 5: रोजगार की समाप्ति

• यह अनुशासनात्मक प्रक्रिया में अंतिम चरण है जिसके तहत कर्मचारी को काम पर उपस्थिति के लिए कंपनी की आवश्यकताओं का पालन करने में असमर्थता के लिए खारिज कर दिया जाता है। बर्खास्तगी केवल एक वरिष्ठ प्रबंधक और एचआर के लिखित प्राधिकरण के साथ हो सकती है।
• कर्मचारी को बुलाने वाले पत्र में फिर से प्रतिनिधित्व पर सलाह शामिल होगी और अनुपस्थिति रिकॉर्ड को रेखांकित करेगी। कर्मचारी को सलाह दी जानी चाहिए कि साक्षात्कार के परिणामस्वरूप, वह कार्य कर्तव्यों को निभाने में असमर्थता के लिए खारिज किया जा सकता है।
• यदि कर्मचारी के स्वास्थ्य या कार्य के लिए क्षमता के संबंध में कोई नई जानकारी आगामी है, तो फिर से, कंपनी के डॉक्टर से परामर्श किया जा सकता है।
• यदि क्षमता के आधार पर खारिज करने का निर्णय लिया जाता है, तो बर्खास्तगी के पत्र की एक प्रति कर्मचारी के प्रतिनिधि (यदि उपयुक्त हो) को भेजी जानी चाहिए।
• कर्मचारी को बर्खास्तगी के खिलाफ अपील करने का अधिकार हो सकता है। यह अपील कंपनी की अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं के अनुरूप होनी चाहिए।

अनुपस्थिति के प्रबंधन में चुनौतियां

ध्यान रखें कि पर्यवेक्षक अक्सर उन लोगों पर रिपोर्ट करने के लिए असहज या अनिच्छुक होते हैं जो अनुपस्थिति के स्वीकार्य स्तर को पार कर चुके हैं। पर्यवेक्षकों पर पहले से ही कई दबावों के कारण, अनुपस्थित नीतियों का लगातार कार्यान्वयन हमेशा उनकी सर्वोच्च प्राथमिकता नहीं है।

अनुपस्थिति को प्रबंधित करने से विषय को बाहर निकालने की कोशिश करना महत्वपूर्ण है और यह सुनिश्चित करना है कि सभी कर्मचारियों के साथ समान व्यवहार किया जाए। सभी के लिए सुसंगत, लगातार और निष्पक्ष होना आवश्यक है। जब अनुपस्थिति को असंगत तरीके से संबोधित या संबोधित नहीं किया जाता है, तो निम्न मनोबल का परिणाम हो सकता है।

कर्मचारियों के बहुमत दंडात्मक के बजाय नीतियों और कार्यक्रमों की सराहना करेंगे जो सुविधात्मक हैं। कड़े या दंडात्मक उपाय जो कर्मचारियों को काम पर आने के लिए मजबूर करते हैं, कर्मचारियों में परिणाम हो सकते हैं कि वे "काम के दौरान अनुपस्थित" हो जाते हैं।

वे यथासंभव कम करते हैं और उन्हें अधिक करने के लिए किसी भी प्रयास का विरोध करते हैं। अन्य कार्यक्रमों को लागू किया जाना चाहिए जो कर्मचारियों को काम पर उपस्थित होने में मदद करते हैं, जैसे कि लचीला काम शेड्यूलिंग, नौकरी साझाकरण, उपस्थिति पुरस्कार और कल्याण कार्यक्रम।

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स्टेफनी यॉर्सेज लीडिंग हायर में कंसल्टेंट कंसल्टेंट हैं और काम पर जीतने और सफल होने में अभिभूत नेताओं की मदद करने में माहिर हैं।