आउटसोर्सिंग के लिए एक योजना कैसे विकसित करें
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मीडिया में आउटसोर्सिंग के बारे में बहुत सारी चर्चाएं जटिल दिखाई देती हैं, लेकिन यह काफी सरल है। यहां तक कि हमारे घरों में, हम कई कार्यों को "आउटसोर्स" करते हैं: खाना पकाने, हमारे लॉन को बनाए रखना और बच्चे की देखभाल, बस कुछ का नाम देना। जब हमारे पास काम करने के लिए समय, फोकस या कौशल नहीं होता है, तो हम किसी ऐसे व्यक्ति की तलाश करते हैं जो कर सकता है, और कोई ऐसा व्यक्ति जो उस कीमत के लिए काम करेगा जिसे हम भुगतान कर सकते हैं। निगम उसी तरह से काम करते हैं, भले ही उनके फैसलों में अधिक कारक और निर्णय लेने वाले शामिल हों।
विकास की प्रक्रिया
लेकिन जैसे ही परिवार अलग-अलग निर्णय लेते हैं, वैसे ही आउटसोर्सिंग के बारे में निगम अलग-अलग निर्णय ले सकता है। ऐसा कोई टेम्प्लेट नहीं है जो सभी फर्मों के लिए काम करता है, लेकिन एक ऐसी प्रक्रिया है जिस पर सभी कंपनियों को विचार करने की आवश्यकता है:
वसूली
अतीत में, कई निगमों को भी पता नहीं चला होगा कि आउटसोर्सिंग क्या थी। आज, वे आउटसोर्सिंग के बारे में जानते हैं, लेकिन यह महसूस नहीं कर सकते हैं कि वे कितने आउटसोर्सिंग (और आउटसोर्सिंग जैसे) कार्यक्रम पहले से ही संचालित करते हैं: कॉपी सेंटर, मेलरूम, सुविधा प्रबंधन, आईटी और यहां तक कि एक कॉर्पोरेट कानूनी विभाग के कुछ हिस्सों। आउटसोर्सिंग से हर समस्या का समाधान नहीं हो सकता है, लेकिन पिछली पीढ़ी के अनुबंधों के बारे में जानने से नई परियोजनाओं की पहचान होगी और मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान की जाएगी।
लक्ष्य की स्थापना
एक आउटसोर्सिंग कार्यक्रम बनाने में सफल होने के लिए, आपको विशिष्ट लक्ष्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है, जैसे कि कॉर्पोरेट लागतों में पांच प्रतिशत की कमी, किसी एक स्थान के लिए दक्षता पर ध्यान केंद्रित करना या केवल एक व्यावसायिक इकाई में किए गए कार्यों को देखना। लक्ष्य को जबरदस्त विस्तार की आवश्यकता नहीं है। जैसे-जैसे आपका आउटसोर्सिंग अनुभव बढ़ता जाएगा, परिभाषाएँ बदलती जाएंगी।
भाग लेना
योजना के लिए इनपुट प्रदान करने, मान्यताओं को सत्यापित करने और विशेषज्ञ निर्णय प्रदान करने के लिए आपको विशेषज्ञता के कई क्षेत्रों से प्रतिभागियों की आवश्यकता होती है। जब आप एक सामान्य योजना से विशिष्ट परियोजनाओं की ओर बढ़ते हैं, तो आप इस प्रक्रिया को दोहराएंगे और अधिक विशिष्ट ज्ञान के साथ उप-समूह बनाएंगे।
पहचान
अब जब आपके पास जानकारी की पहचान करने और व्याख्या करने के लिए लक्ष्य और विशेषज्ञ हैं, तो आपके आउटसोर्सिंग कार्यक्रम के लिए विशिष्ट परियोजनाओं की पहचान करने का समय है। प्रत्येक फर्म अलग-अलग मापदंड विकसित करता है और संस्कृति द्वारा उतना ही संचालित होता है जितना कि वित्तीय या परिचालन विश्लेषण से, लेकिन ऐसे सामान्य मापदंड हैं जिन्हें आपको देखना चाहिए:
- पिछले निर्णय: आपकी फर्म ने शायद गैर-कर्मचारियों, जैसे अस्थायी श्रमिकों या सेवा अनुबंधों का उपयोग करने के बारे में पहले निर्णय लिए थे। विवरण के लिए अधिप्राप्ति और अपने पीएमओ (परियोजना प्रबंधन कार्यालय) के साथ काम करें। देखें कि उन्होंने इस सूची के मुद्दों को कैसे संबोधित किया, और सीखा सबक संकलित करें।
- विशेषज्ञता: क्या आप पर्याप्त विशेषज्ञता के बिना कार्य कर रहे हैं या उत्पादों का उत्पादन कर रहे हैं, या क्या आपको प्रबंधकों को बनाए रखने में समस्या हो रही है? क्या वर्तमान प्रबंधन के पास इन समस्याओं को दूर करने की योजना है? यदि नहीं, तो यह एक अच्छी आउटसोर्सिंग परियोजना हो सकती है।
- गुणवत्ता: भले ही किसी फ़ंक्शन में सही कौशल और अनुभवी प्रबंधकों के साथ लोग हों, आपको सेवा की आवश्यकता का स्तर नहीं मिल सकता है। क्या प्रबंधक ग्राहक सर्वेक्षण करता है? ग्राहक उत्पादों या सेवाओं के बारे में क्या कह रहे हैं? गुणवत्ता में कमी या ग्राहक सेवा में रुचि की कमी आउटसोर्सिंग के लिए एक और झंडा है।
- लागत: एक असाधारण उच्च गुणवत्ता वाली सेवा जरूरी नहीं कि एक अच्छा मूल्य हो। आपकी लागत प्रतियोगियों की तुलना में कैसे है? क्या फ़ंक्शन मासिक रिपोर्ट का उत्पादन करता है: इकाई लागत, परिचालन लागत, बहु-वर्ष लागत रुझान? यदि यह फ़ंक्शन इन रिपोर्टों का उत्पादन नहीं कर सकता है, तो एक आउटसोर्स सेवा आपके कार्यों में अधिक पारदर्शिता प्रदान कर सकती है।
- स्केल: जब आप अपनी पूरी फर्म की जांच करते हैं, तो आप कई अप्रत्याशित खोजें करेंगे। ध्यान केंद्रित रहना! एक बड़ी परियोजना कई छोटी परियोजनाओं की तुलना में आउटसोर्सिंग के लिए एक बेहतर उम्मीदवार है। उस बड़ी परियोजना के लिए बहुत कम प्रशासनिक और प्रबंधन संसाधनों की आवश्यकता होगी। एक व्यापक सूची रखें, लेकिन केवल उन उम्मीदवारों का चयन करें जो आपकी परियोजनाओं की पहली लहर पर एक बड़ा प्रभाव प्रदान करते हैं।
- सुरक्षा: अब आपके पास संभावित परियोजनाओं का एक अच्छा विचार है। यह सुरक्षा मानकों के अनुसार उन्हें छानने का समय है। सुरक्षा एक जटिल और विवादास्पद विषय है। विभिन्न मानक विभिन्न उद्योगों पर लागू होते हैं, और कुछ फर्म अपने प्रतिद्वंद्वियों की तुलना में अधिक सुरक्षा के प्रति सचेत होते हैं। आंतरिक और उद्योग मानकों को समझें, और आउटसोर्सिंग परियोजनाओं को तदनुसार सीमित करें। अपनी चर्चाओं में कानूनी, आईटी, कॉर्पोरेट सुरक्षा, अनुपालन (यदि यह लागू होता है), और किसी भी "जोखिम" विभागों को शामिल करें।
- प्राथमिकता: ऊपर प्रत्येक आइटम (और शायद अन्य विशेषताओं) को स्कोर किया जाना चाहिए, और फिर प्रत्येक परियोजना को कुल "आउटसोर्सिंग मूल्य" सौंपा जाना चाहिए। निस्संदेह, इस बात पर बहुत बहस होगी कि कौन सी विशेषताएँ सबसे महत्वपूर्ण हैं, यदि उनका स्कोर सटीक है, और यदि अन्य विशेषताओं पर विचार किया जाना चाहिए। आश्चर्य नहीं अगर यह प्रक्रिया महीनों या वर्षों तक रहे।
- संचार: जब तक आप संभावित परियोजनाओं को प्राथमिकता देते हैं, तब तक आपने बहुत सारी बैठकें की हैं और बहुत से लोगों से बात की है। इन चर्चाओं की अपेक्षा करें कि आउटसोर्सिंग के लिए आपके द्वारा लक्षित विभागों में सार्वजनिक जानकारी हो। हमेशा यह मानकर चलें कि ये चर्चाएँ आपकी कर्मचारी आबादी को मिलेंगी, जो अक्सर वास्तविक समय में होती हैं। सावधानीपूर्वक सोचे-समझे कॉरपोरेट संचार को तैयार और तैयार करने की आवश्यकता है। तथ्यों की तुलना में अफवाहों को कभी भी सूचना का बेहतर स्रोत न बनने दें।
निष्पादित
इस प्रक्रिया के अंत में, आपके पास अपनी प्रारंभिक आउटसोर्सिंग योजना होगी। इस योजना को निष्पादित करते समय कई और कदम हैं: डेटा की पुष्टि करना, विशिष्ट परियोजनाओं के लिए उप-समितियां बनाना, विक्रेताओं की पहचान करना, पायलट चलाना, अनुबंध प्रदान करना, और इसके बाद। हालाँकि, अपनी योजना विकसित करना आपको पहले और सबसे महत्वपूर्ण कदम प्रदान करता है।
