एक कर्मचारी पेरोल फ़ाइल का उद्देश्य और सामग्री
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कर्मचारी पेरोल फ़ाइल एक कर्मचारी की तनख्वाह के साथ जो कुछ भी करना है उसके लिए भंडार है। पेरोल फ़ाइल बनाने का मुख्य कारण कार्मिक फ़ाइल में स्थित शेष गोपनीय जानकारी तक पहुंच को सीमित करना है।
एक कर्मचारी पेरोल फ़ाइल का उद्देश्य
पेरोल फ़ाइल कर्मचारी कर्मचारियों को कर्मचारी गोपनीय जानकारी तक पहुँचने के बिना भुगतान करने में सक्षम बनाती है। लेखा कर्मचारी पेरोल रिकॉर्ड रख सकता है जहां कर्मचारी को भुगतान करने के लिए यह समझ में आता है। ऐसे उदाहरणों में जहां पेरोल और लेखा को आउटसोर्स किया जाता है, यह कर्मचारी के पेरोल रिकॉर्ड के लिए और भी अधिक अनुशंसित अभ्यास है।
पेरोल फ़ाइल गोपनीय कर्मचारी जानकारी तक पहुंच को सीमित करती है। कर्मचारी पेरोल फ़ाइल लेखांकन और वित्त कर्मचारियों को जानकारी प्रदान करने में सक्षम बनाती है कि उन्हें कर्मचारी को एक आसान स्थान पर भुगतान करने की आवश्यकता है। स्थान किसी भी अन्य कर्मचारियों के लिए सुरक्षित और आउट-ऑफ-द-पहुंच होना चाहिए।
आपको लेखांकन कर्मचारियों पर इस तथ्य को प्रभावित करने की आवश्यकता है कि पेरोल फ़ाइलों में जानकारी गोपनीय है और इसे अनुमति के बिना साझा नहीं किया जाना चाहिए और मानव संसाधन कर्मचारियों से हस्ताक्षर नहीं करना चाहिए। न ही लेखा कर्मचारियों को कर्मचारियों के बारे में कोई जानकारी, पदोन्नति, बोनस, और किसी भी अन्य जानकारी को साझा करना चाहिए जो कर्मचारियों के बारे में गोपनीय है।
मानव संसाधन को कर्मचारी पेरोल फ़ाइलों में लेखांकन की पहुंच की निगरानी करने की आवश्यकता नहीं है। जैसा कि संबंधित कर्मचारी फ़ाइलों जैसे कि कर्मियों और चिकित्सा फ़ाइलों के लिए अनुशंसित है, आपको पेरोल फ़ाइल तक पहुंच को सीमित करना चाहिए। केवल उन लोगों को जिनके पास अपना काम करने के लिए जानकारी होनी चाहिए, सामग्री देखनी चाहिए।
एक कर्मचारी पेरोल फ़ाइल की सामग्री
यह एक कर्मचारी पेरोल फ़ाइल में क्या है की एक सुझाई गई सूची है।
- हायरिंग मैनेजर, मानव संसाधन और कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित पत्र प्रदान करें
- कर्मचारी अनुबंध मौजूद होने पर मानव संसाधन और हायरिंग मैनेजर द्वारा हस्ताक्षरित वेतन प्राधिकरण
- डब्ल्यू -4 फॉर्म
- किसी भी कर्मचारी लाभ से संबंधित कागजी कार्रवाई और प्राधिकरण जिसमें पेरोल कटौती शामिल है
- प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण फॉर्म
- वेतनभोगी समय लेखा प्रपत्र
- हर हफ्ते साप्ताहिक समय पत्रक
- समय घड़ी रिकॉर्ड, जहां इस्तेमाल किया
- उपस्थिति रिकॉर्ड
- यात्रा और अन्य अधिकृत व्यय के लिए प्रलेखन और प्राप्तियों सहित व्यय प्रतिपूर्ति अनुरोध
- ट्यूशन प्रतिपूर्ति के रूप और भुगतान, किताबें, और इसके लिए रसीदें
- अग्रिम अनुरोध रूपों में भुगतान करें
- कंपनी ऋण दस्तावेज और भुगतान अनुसूची
- गार्निशमेंट ऑर्डर और रिकॉर्ड
- निजी जानकारी जारी करने के लिए प्राधिकरण
- प्रत्येक कर्मचारी से संबंधित कागजी कार्रवाई
- किसी भी बोनस, प्रॉफिट शेयरिंग या मान्यता पुरस्कार से संबंधित कागजी कार्रवाई
- डब्ल्यू -2 फॉर्म
- किसी भी अन्य पेरोल कार्यों के लिए प्राधिकरण जो आपकी कंपनी अनुमति देती है
के रूप में भी जाना जाता हैकर्मचारी फाइलें, कर्मचारी रिकॉर्ड, मानव संसाधन फाइलें, दस्तावेज
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