व्यावसायिक ईमेल संदेश कैसे लिखें और भेजें
विषय
- अपने ईमेल संदेश में क्या शामिल करें
- आपके ईमेल संदेश में क्या शामिल नहीं है
- युक्तियाँ सही व्यावसायिक ईमेल संदेश सुनिश्चित करने के लिए
- व्यावसायिक ईमेल संदेश उदाहरणों की समीक्षा करें
- नमूना ईमेल संदेश # 1: त्याग पत्र
- नमूना ईमेल संदेश # 2: रेफरल अनुरोध
- चाबी छीन लेना
- चाबी छीन लेना
अपने ईमेल संदेश में क्या शामिल करें
- विषय पंक्ति: विषय पंक्ति संक्षेप में लेखन के लिए अपने उद्देश्य को व्यक्त करना चाहिए। आपकी विषय पंक्ति "थैंक यू" या "रिक्वेस्ट फॉर रिकमेंडेशन" जैसी सरल हो सकती है।
- शुभकामना: यहां तक कि अगर आप एक बहुत छोटा ईमेल लिख रहे हैं, तो एक ग्रीटिंग शामिल करें। यदि आप व्यक्ति का नाम जानते हैं, तो उसे शामिल करें। जब तक आप व्यक्ति के साथ पहले नाम के आधार पर हैं, उन्हें उनके शीर्षक से बुलाएं।
- लंबाई: अपने ईमेल को यथासंभव संक्षिप्त रखें। लोग लंबे ईमेल स्किम करते हैं, इसलिए केवल आवश्यक जानकारी शामिल करते हैं।
- समापन: एक संक्षिप्त "धन्यवाद," "सर्वश्रेष्ठ," या एक और सरल भेजने-बंद करने और फिर अपना नाम के साथ साइन अप करें। अधिकांश ईमेल खाते आपको अपने नाम, शीर्षक और हर ईमेल में संपर्क जानकारी के साथ एक हस्ताक्षर एम्बेड करने देते हैं। यह प्रत्येक पत्राचार को अधिक पेशेवर बनाने का एक शानदार तरीका है।
आपके ईमेल संदेश में क्या शामिल नहीं है
- फ़ॉन्ट शैली: अलंकृत, चंचल, या रंगीन फोंट से बचें; ये केवल प्राप्तकर्ता को आपके वास्तविक संदेश से विचलित करते हैं। साथ ही बोल्ड और इटैलिक्स के प्रयोग से बचें। सभी बड़े अक्षरों में न लिखें; यह ईमेल में क्रोधित या अतिरंजित के रूप में आता है।
- इमोटिकॉन: एक पेशेवर ईमेल में इमोटिकॉन्स शामिल न करें; व्यक्तिगत पत्राचार के लिए इन्हें सहेजें।
युक्तियाँ सही व्यावसायिक ईमेल संदेश सुनिश्चित करने के लिए
अपना ईमेल लिखने के बाद, "भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले इन सभी चरणों से गुज़रें:
- सुनिश्चित करें कि आपका संदेश पूरा हो गया है: यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ईमेल की विषय पंक्ति भरी हुई है, आपने एक हस्ताक्षर शामिल किया है, आप सही संपर्क व्यक्ति को संदेश भेज रहे हैं, और आपने भरा है गुप्त प्रतिलिपि अपने आप को एक प्रति भेजने के लिए फ़ील्ड, ताकि आपके पास ईमेल संदेश का रिकॉर्ड हो।
- आपका ईमेल संदेश प्रूफ: भेजने से पहले हिट करें, यह भी सुनिश्चित करें कि आप वर्तनी की जाँच करें और अपने व्याकरण और पूंजीकरण की जाँच करें। वे ईमेल पत्राचार में उतने ही महत्वपूर्ण हैं जितना कि वे एक कागज के पत्र में होते हैं।
- एक परीक्षण ईमेल संदेश भेजें: इससे पहले कि आप वास्तव में अपना ईमेल भेजें, अपने आप को संदेश भेजें कि यह जाँचने के लिए कि स्वरूपण काम करता है और यह कुछ भी नहीं दिखता है। यदि सब कुछ अच्छा लगता है, तो आगे बढ़ें और जिस कंपनी या किसी व्यक्ति से आप संपर्क कर रहे हैं, उसे ईमेल भेजें।
- खुद को ईमेल संदेश की एक प्रति भेजें: उपयोग गुप्त प्रतिलिपि अपने आप को ईमेल संदेश की एक प्रति भेजने के लिए फ़ील्ड, इसलिए आपके पास संदेश भेजने के समय का रिकॉर्ड होता है और आपने किसे भेजा है। आप यह जानकारी अपने भेजे गए फ़ोल्डर में भी पा सकते हैं।
- अपनी प्रतियां दर्ज करें: कई ईमेल कार्यक्रमों के साथ आप किसी भी महत्वपूर्ण पिछले ईमेल को ढूंढना आसान बनाने के लिए फ़ोल्डर्स सेट कर सकते हैं। अपने सभी नौकरी खोज ईमेल और अन्य पेशेवर ईमेल के लिए फ़ोल्डर सेट करें और अपने संदेश भेजने के बाद अपनी प्रतियां दर्ज करें।
व्यावसायिक ईमेल संदेश उदाहरणों की समीक्षा करें
नमूना ईमेल संदेश # 1: त्याग पत्र
विषय पंक्ति: इस्तीफा - बॉब स्मिथ
प्रिय सुश्री जोन्स,
मैं 10 जून से प्रभावी टाउन अस्पताल में इकाई समन्वयक के रूप में अपनी स्थिति के लिए अपना इस्तीफा देने के लिए लिख रहा हूं।
मैं पिछले पांच वर्षों में आपके सभी समर्थन और सहायता के लिए जितना कह सकता हूं, उससे अधिक आभारी हूं। यहां काम करना टीम वर्क, हेल्थकेयर एडमिनिस्ट्रेशन और फर्स्ट क्लास एजुकेशन में काम कर रहा है। मैं आप सभी के साथ काम करना नहीं भूलूंगा, और आशा करता हूं कि आप संपर्क में रहेंगे।
कृपया मुझे बताएं कि क्या मैं संक्रमण के दौरान किसी भी सहायता का हो सकता हूं।
निष्ठा से,
बॉब स्मिथ
[email protected]
555-123-4567
नमूना ईमेल संदेश # 2: रेफरल अनुरोध
विषय: सिंथिया डेली-रेफरल रिक्वेस्ट
प्रिय बारबरा चो,
हाल ही में लिंक्डइन पर, मैंने XYZ Corp. में मार्केटिंग असिस्टेंट के पद के लिए नौकरी का विज्ञापन देखा, क्योंकि मैं जानता हूं कि अब आपको कई साल हो गए हैं, तो मुझे आश्चर्य हुआ कि क्या आप मुझे नौकरी के लिए रेफरल देने के लिए तैयार हैं।
मैं यह देखने के लिए विशेष रूप से उत्साहित था कि नौकरी में आपकी टीम के साथ ईमेल मार्केटिंग और सोशल मीडिया अभियानों पर भारी काम करना शामिल है। चूंकि हमने पिछली बार एबीसी एलएलसी में एक साथ काम किया था, इसलिए मुझे हबस्पॉट, Google एनालिटिक्स और सर्वेमोनकी के साथ व्यापक अनुभव प्राप्त हुआ। मुझे XYZ के लिए काम करने के लिए इन कौशल को रखना पसंद है।
मैंने अपने रिज्यूम की एक प्रति और अपने पोर्टफोलियो की एक लिंक संलग्न की है, ताकि आप मेरे हाल के अनुभव को देख सकें। कृपया मुझे बताएं कि क्या आपके कोई प्रश्न हैं या आप मेरे काम के आगे के नमूने देखना चाहते हैं।
श्रेष्ठ,
सिंथिया डेली
[email protected]
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865
- शब्द रचना और व्याकरण: सिर्फ इसलिए कि आप एक ईमेल लिख रहे हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको वर्तनी और व्याकरण के बारे में सुस्त होना चाहिए। भेजने से पहले अपने ईमेल को सावधानी से संपादित करें। एक त्रुटि-मुक्त संदेश प्राप्तकर्ता को बताता है कि आपके ईमेल को गंभीरता से लिया जाना चाहिए।
चाबी छीन लेना
इसे पेशेवर रखें: व्यवसाय पत्राचार को पॉलिश किया जाना चाहिए, भले ही आप इसे ईमेल के माध्यम से भेज रहे हों।
संक्षिप्त रखें: अपनी बात पर पहुंचें और जितना संभव हो उतना स्पष्ट रहें कि आपको क्या पेशकश करनी है।
संपादित करें, प्रूफरीड, टेस्ट: सुनिश्चित करें कि आपका संदेश त्रुटियों और टाइपोस से मुक्त है। हिट करने से पहले अपने आप को एक परीक्षण संदेश भेजें "भेजें।"
एक रिकॉर्ड रखना: गुप्त प्रतिलिपि महत्वपूर्ण पत्राचार पर अपने आप को और भविष्य के संदर्भ के लिए उपयुक्त ईमेल फ़ोल्डर में प्रत्येक संदेश दर्ज करें।
चाबी छीन लेना
इसे पेशेवर रखें: व्यवसाय पत्राचार को पॉलिश किया जाना चाहिए, भले ही आप इसे ईमेल के माध्यम से भेज रहे हों।
संक्षिप्त रखें: अपनी बात पर पहुंचें और जितना संभव हो उतना स्पष्ट रहें कि आपको क्या पेशकश करनी है।
संपादित करें, प्रूफरीड, टेस्ट: सुनिश्चित करें कि आपका संदेश त्रुटियों और टाइपोस से मुक्त है। हिट करने से पहले अपने आप को एक परीक्षण संदेश भेजें "भेजें।"
एक रिकॉर्ड रखना: गुप्त प्रतिलिपि महत्वपूर्ण पत्राचार पर अपने आप को और भविष्य के संदर्भ के लिए उपयुक्त ईमेल फ़ोल्डर में प्रत्येक संदेश दर्ज करें।
