परियोजना प्रबंधन टीम जवाबदेही युक्तियाँ

विषय

• किकऑफ मीटिंग में जवाबदेही पता करें
• कार्य के अंतर्संबंध को हाइलाइट करें
• एक्शन आइटम पर सार्वजनिक प्रतिबद्धताएँ प्राप्त करें
• सार्वजनिक रूप से कार्रवाई आइटम का पालन करें
• खराब प्रदर्शन का सामना करें
• आवश्यक होने पर प्रदर्शन में वृद्धि करें

जवाबदेही, जो प्रत्येक परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है, का अर्थ यह नहीं है कि परियोजना प्रबंधक को चीजों को प्राप्त करने के लिए लोगों को बचकाना करना, माइक्रो करना या ब्रोबीट करना चाहिए। इस तरह की रणनीति अक्सर परियोजना प्रबंधक की ओर संघर्ष और दुश्मनी का कारण बनती है। लोगों को जवाबदेह रखने वाले एकमात्र व्यक्ति होने के बजाय, परियोजना प्रबंधक जो बेहतर दृष्टिकोण रख सकता है वह परियोजना की जवाबदेही को बनाए रखने के लिए पूरी टीम को सशक्त बनाता है। यहाँ एक परियोजना में जवाबदेही बनाने के छह तरीके हैं:

किकऑफ मीटिंग में जवाबदेही पता करें

प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग प्रोजेक्ट टीम को प्रोजेक्ट के बारे में उत्साहित करने और प्रोजेक्ट को चलाने के तरीके के बारे में अपेक्षाएं निर्धारित करने का समय है। परियोजना के संस्थापक सिद्धांत के रूप में जवाबदेही स्थापित करना महत्वपूर्ण है।

किकऑफ बैठक में, परियोजना प्रायोजक और परियोजना प्रबंधक उनकी उम्मीदों को स्पष्ट करते हैं। परियोजना प्रायोजक नोट करती है कि वे परियोजना प्रबंधक को कैसे जवाबदेह ठहराएंगे और परियोजना प्रबंधक अन्य सभी को कैसे जवाबदेह ठहराएंगे।

जवाबदेही वहाँ बंद नहीं होगी। इन बिंदुओं पर निर्माण करते हुए, परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों को यह बताने देता है कि वे उनसे उम्मीद करते हैं कि वे उन्हें भी परियोजना प्रबंधक के रूप में जवाबदेह ठहराएंगे। परियोजना प्रबंधक यह भी नोट करता है कि कैसे वे टीम के सदस्यों को एक दूसरे के प्रति जवाबदेह रखने की उम्मीद करते हैं। एक दूसरे को कॉल करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है, जब तक कि सभी टीम के सदस्य व्यावसायिकता बनाए रखें और दूसरों के प्रति सम्मान रखें।

ये कथन जवाबदेही की स्पष्ट प्रणाली स्थापित करते हैं। परियोजना प्रबंधक अंततः परियोजना की सफलता के लिए ज़िम्मेदार होता है, लेकिन सफल होने के लिए, परियोजना प्रबंधक सभी को जवाबदेह होने और प्रत्येक को जवाबदेह रखने की अपेक्षा करता है।

कार्य के अंतर्संबंध को हाइलाइट करें

परियोजनाओं में लगभग हमेशा अन्योन्याश्रित कार्य शामिल होते हैं। प्रोजेक्ट को सफल बनाने के लिए कुछ चीजों का क्रम में होना आवश्यक है। जैसा कि एक प्रोजेक्ट मैनेजर टीम को एक प्रोजेक्ट का विवरण देता है, प्रोजेक्ट मैनेजर को इस बात को उजागर करने के बारे में जानबूझकर होना चाहिए कि कार्य किस तरह से इंटरसेक्ट करते हैं।

कभी-कभी कार्य समवर्ती रूप से चलते हैं। यह आवश्यकता से बाहर या दक्षता के हित में हो सकता है। कार्यों के पूरा होने के बाद, उनके कार्य उत्पादों को बाद के कार्य में उपयोग करने के लिए रखा जाता है। जवाबदेही संरचना ऊपर के उदाहरण में काम करती है। बाद के कार्य पर काम करने वाले पूर्ववर्ती कार्यों पर काम करने वालों को जवाबदेह मानते हैं।

परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों को दिखाते हुए कि कैसे कार्य एक-दूसरे से संबंधित हैं और टीम के प्रत्येक सदस्य को टीम के अन्य सदस्यों के लाभ के लिए अच्छा काम करने की आवश्यकता है, परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों को एक-दूसरे को जवाबदेह ठहराते हुए प्रोत्साहित करता है।

यदि एक टीम का सदस्य किसी कार्य को तब तक शुरू नहीं कर सकता, जब तक कि टीम का अन्य सदस्य अपना कार्य पूरा नहीं कर लेता, आश्रित टीम के सदस्य का दूसरे टीम के सदस्य की सफलता में निहित स्वार्थ होता है और वह उस टीम के सदस्य को समय पर और उच्च गुणवत्ता वाले प्रदर्शन के लिए जवाबदेह ठहराएगा।

एक्शन आइटम पर सार्वजनिक प्रतिबद्धताएँ प्राप्त करें

प्रोजेक्ट मैनेजर की मीटिंग में से एक कारण यह है कि प्रोजेक्ट की प्रगति के आधार पर अगले चरणों का निर्धारण किया जाए। जब संभव हो, चीजें योजना के अनुसार चलें, लेकिन जब अप्रत्याशित मुद्दे सामने आते हैं, तो उन्हें संभालने की जरूरत है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि कौन किसी मुद्दे को संभालने के लिए सहमत है, टीम का सदस्य जो कार्य को लेता है, परियोजना प्रबंधक को दस्तावेज बनाना चाहिए कि क्या किया जाना है और कब तक इसे पूरा किया जाना चाहिए।

एक्शन आइटम को तब मीटिंग नोट्स या एक्शन आइटम लॉग में शामिल किया जाना चाहिए। विभिन्न परियोजना प्रबंधन दर्शन इसे अलग तरीके से करते हैं। कुंजी भविष्य के संदर्भ के लिए एक्शन आइटम लिखना है।

सार्वजनिक रूप से कार्रवाई आइटम का पालन करें

जब टीम के सदस्य कमिटमेंट करते हैं, तो पूरी टीम को काम पूरा होने पर भरोसा करने में सक्षम होना चाहिए। उन प्रतिबद्धताओं को लिखना महान है, लेकिन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है।

जैसे ही कार्य सौंपे जाते हैं, परियोजना प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि टीम के सदस्य अपने शब्द से चिपके रहें। जवाबदेही साझा करने का सबसे अच्छा हिस्सा यह है कि परियोजना प्रबंधकों को बुरे आदमी होने की ज़रूरत नहीं है।

एक बार जब परियोजना प्रबंधक ने जवाबदेही का माहौल स्थापित कर लिया है, तो परियोजना प्रबंधक के लिए किसी ऐसे व्यक्ति को लंबित करने की कोई आवश्यकता नहीं है जो इसके माध्यम से पालन नहीं करता है। समूह की गतिशीलता स्थिति का ध्यान रखेगी। सहकर्मी दबाव सकारात्मक काम कर सकते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर को केवल एक्शन आइटम पर ध्यान देने और जिम्मेदार व्यक्ति को बोलने देना चाहिए।

समय-समय पर, परियोजना प्रबंधक को इस बारे में संभावित प्रश्न पूछने की आवश्यकता हो सकती है कि प्रतिबद्धता क्यों नहीं पूरी हुई, लेकिन आमतौर पर, जिम्मेदार व्यक्ति गलतियों, चूक या बाधाओं के बारे में आगामी होगा और मूल कार्रवाई आइटम को पूरा करने के लिए एक नई प्रतिबद्धता बनाएगा। प्रदर्शन में किसी चूक के प्रायश्चित के लिए।

खराब प्रदर्शन का सामना करें

एक प्रोजेक्ट टीम के सदस्य का खराब प्रदर्शन एक समस्या है जिसे प्रोजेक्ट मैनेजरों को तेजी से और कूटनीतिक तरीके से निपटना चाहिए। यदि अन्य प्रोजेक्ट टीम के सदस्य खराब प्रदर्शन को सहन करते हुए देखते हैं, तो उनकी प्रेरणा डूब जाएगी, और उनके प्रदर्शन के अनुसार गिरावट होगी।

हालाँकि, जब वे अपेक्षाएँ पूरी नहीं करते हैं, तो परियोजना प्रबंधक खराब प्रदर्शन करने वालों को नहीं काट सकते। यह चीजों को जल्दी से संभालने और उन्हें मानवीय रूप से संभालने के बीच एक संतुलनकारी कार्य है।

खराब प्रदर्शन खुद से दूर नहीं जाता है। इसे दुबारा करने की अनुमति नहीं दी जा सकती, फिर भी परियोजना प्रबंधकों को अपने प्रदर्शन को ठीक करने के लिए अपने प्रदर्शन को ठीक करने के लिए खराब प्रदर्शन करने वाले समय को वहन करना होगा।

आवश्यक होने पर प्रदर्शन में वृद्धि करें

यदि खराब प्रदर्शन को एक-के-बाद-एक करने से काम नहीं चलता है, तो परियोजना प्रबंधक को टीम के सदस्य के पर्यवेक्षक को समस्या को बढ़ाना चाहिए। यदि वह विफल रहता है, तो प्रोजेक्ट प्रायोजक को हस्तक्षेप करने की आवश्यकता हो सकती है।

प्रोजेक्ट प्रायोजक के लिए किसी मुद्दे को आगे बढ़ाने से पहले, एक परियोजना प्रबंधक को अन्य सभी विकल्पों को समाप्त करना चाहिए। खराब प्रदर्शन के मामले में, परियोजना प्रबंधक परियोजना के प्रायोजक के साथ विशिष्ट होना चाहिए और समस्या को हल करने के लिए सिफारिशें करना चाहिए।

यदि परियोजना प्रबंधक चाहता है कि टीम के सदस्य को दूसरी पंक्ति के प्रबंधक द्वारा परामर्श दिया जाए, उदाहरण के लिए, परियोजना प्रबंधक को ऐसा कहना चाहिए। यदि परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्य को प्रतिस्थापित करना चाहता है, तो परियोजना प्रबंधक को ऐसा अनुरोध करना चाहिए। परियोजना प्रबंधक को विकल्प प्रदान करना चाहिए और प्रत्येक विकल्प के पेशेवरों और विपक्षों पर प्रकाश डालना चाहिए।