एक परियोजना योजना में शामिल करने के लिए 10 महत्वपूर्ण कदम

विषय

• परियोजना के लक्ष्य
• परियोजना गुंजाइश
• मील के पत्थर और मेजर डिलीवरी
• कार्य विश्लेषण संरचना
• बजट
• मानव संसाधन योजना
• जोखिम प्रबंधन की योजना
• संचार योजना
• हितधारक प्रबंधन योजना
• प्रबंधन योजना बदलें

एक परियोजना योजना एक परियोजना प्रबंधक द्वारा सावधानीपूर्वक योजना की परिणति है। यह मास्टर दस्तावेज़ है जो यह बताता है कि परियोजना के प्रत्येक मुख्य पहलू के लिए प्रबंधक के इरादे के अनुसार कोई परियोजना कैसे चलेगी। यद्यपि परियोजना की योजनाएं कंपनी से कंपनी में भिन्न होती हैं, दस महत्वपूर्ण तत्व या चरण हैं जिन्हें परियोजना निष्पादन चरण के दौरान भ्रम और मजबूर आशंका से बचने के लिए एक प्रभावी परियोजना योजना में शामिल किया जाना चाहिए।

परियोजना के लक्ष्य

परियोजना लक्ष्यों को एक परियोजना चार्टर में परिभाषित किया गया है, लेकिन उन्हें परियोजना की योजना में शामिल किया जाना चाहिए और साथ ही परियोजना के लक्ष्यों को आगे बढ़ाने के लिए या चार्टर को एक परिशिष्ट के रूप में शामिल करना चाहिए। कोई फर्क नहीं पड़ता कि परियोजना प्रबंधक लक्ष्यों को परियोजना योजना में शामिल करने के लिए कैसे चुनता है, महत्वपूर्ण बात यह है कि परियोजना चार्टर के बीच एक स्पष्ट लिंक बनाए रखना है - एक परियोजना का पहला दस्तावेज - और परियोजना का दूसरा मुख्य दस्तावेज, इसकी परियोजना योजना।

परियोजना गुंजाइश

परियोजना के लक्ष्यों की तरह, इस दायरे को चार्टर में परिभाषित किया गया है और परियोजना प्रबंधक द्वारा परियोजना योजना में इसे और अधिक परिष्कृत किया जाना चाहिए। गुंजाइश को परिभाषित करके, परियोजना प्रबंधक यह दिखाना शुरू कर सकता है कि परियोजना का लक्ष्य या तैयार उत्पाद आखिर में कैसा दिखेगा। यदि गुंजाइश को परिभाषित नहीं किया जाता है, तो यह पूरे प्रोजेक्ट में विस्तारित हो सकता है और लागत से अधिक हो सकता है और समय सीमा समाप्त हो सकती है।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कंपनी की उत्पाद लाइन के लिए ब्रोशर बनाने के लिए मार्केटिंग टीम का नेतृत्व कर रहे हैं, तो आपको निरूपित करना चाहिए कि यह कितने पृष्ठ का होगा और तैयार उत्पाद कैसे दिख सकता है, इसके उदाहरण प्रदान करते हैं।

कुछ टीम के सदस्यों के लिए, एक ब्रोशर का मतलब दो पेज हो सकता है, जबकि अन्य दस पृष्ठों को पर्याप्त मान सकते हैं। दायरे को परिभाषित करने से शुरुआत में एक ही पृष्ठ पर पूरी टीम मिल सकती है।

मील के पत्थर और मेजर डिलीवरी

एक परियोजना के लिए महत्वपूर्ण उपलब्धियों को मील का पत्थर कहा जाता है और प्रमुख कार्य उत्पादों को प्रमुख वितरण कहा जाता है। वे दोनों एक परियोजना पर काम के बड़े घटकों का प्रतिनिधित्व करते हैं। एक परियोजना योजना को इन वस्तुओं की पहचान करनी चाहिए, उन्हें परिभाषित करना चाहिए और उनके पूरा होने की समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए।

यदि कोई संगठन नए सॉफ़्टवेयर को विकसित करने के लिए एक परियोजना करता है, तो प्रमुख डिलिवरेबल्स व्यावसायिक आवश्यकताओं की अंतिम सूची और उन्हें कैसे लागू किया जा सकता है।

उन के बाद, परियोजना के डिजाइन पूरा होने, सिस्टम परीक्षण, उपयोगकर्ता स्वीकृति परीक्षण और सॉफ़्टवेयर रोलआउट तिथि के लिए मील के पत्थर हो सकते हैं। इन मील के पत्थरों में उनके साथ जुड़े उत्पाद हैं, लेकिन वे स्वयं उत्पादों की तुलना में प्रक्रियाओं के बारे में अधिक हैं।

माइलस्टोन और प्रमुख सुपुर्दगी की समय सीमा निश्चित तारीखों की नहीं है, लेकिन अधिक सटीक, बेहतर है। सटीक तारीखें परियोजना प्रबंधकों को कार्य संरचनाओं को और अधिक सटीक रूप से तोड़ने में मदद करती हैं।

योजना के इस चरण में, आप मील के पत्थर बना रहे होंगे ताकि आप बड़े या उच्च-स्तरीय डिलिवरेबल्स ले सकें और उन्हें छोटे डिलिवरेबल्स में तोड़ सकें, जिन्हें अगले चरण में रेखांकित किया जा सकता है।

कार्य विश्लेषण संरचना

एक काम के टूटने की संरचना (WBS) एक परियोजना में मील के पत्थर और प्रमुख डिलिवरेबल्स को छोटे चंक्स में बदल देती है, इसलिए प्रत्येक व्यक्ति को प्रत्येक पहलू के लिए जिम्मेदारी सौंपी जा सकती है। वर्क ब्रेकडाउन संरचना को विकसित करने में, प्रोजेक्ट मैनेजर कई कारकों पर विचार करता है जैसे प्रोजेक्ट टीम के सदस्यों की ताकत और कमजोरियां, कार्यों के बीच निर्भरता, उपलब्ध संसाधन और समग्र परियोजना की समय सीमा।

परियोजना की सफलता के लिए अंततः परियोजना प्रबंधक जिम्मेदार होते हैं, लेकिन वे अकेले काम नहीं कर सकते। WBS एक उपकरण है जिसे परियोजना प्रबंधक परियोजना पर जवाबदेही सुनिश्चित करने के लिए उपयोग करता है क्योंकि यह परियोजना के प्रायोजक, परियोजना टीम के सदस्यों और हितधारकों को बताता है कि कौन क्या जिम्मेदार है। यदि प्रोजेक्ट मैनेजर किसी कार्य के बारे में चिंतित है, तो वे जानते हैं कि वास्तव में उस चिंता के संबंध में किसे मिलना है।

बजट

परियोजना का बजट दिखाता है कि परियोजना को पूरा करने के लिए कितना पैसा आवंटित किया गया है। परियोजना प्रबंधक इन संसाधनों को उचित रूप से फैलाने के लिए जिम्मेदार है। एक ऐसी परियोजना के लिए जिसमें वेंडर होते हैं, प्रोजेक्ट मैनेजर सुनिश्चित करता है कि अनुबंध की शर्तों के अनुसार डिलिवरेबल्स पूरे किए जाएं, गुणवत्ता पर विशेष ध्यान दें। कुछ परियोजनाएं मानव संसाधन योजना से जुड़ी हैं।

प्रत्येक मील का पत्थर के लिए लागत को स्थापित करना महत्वपूर्ण है और यह देखने के लिए कि कितना समय की आवश्यकता है और कार्यों को पूरा करने के लिए शामिल श्रम लागत। परियोजना की लागत परियोजना को कितने समय के लिए बांधी जाती है, जो परियोजना के दायरे में वापस आती है। गुंजाइश, मील के पत्थर, कार्य, और बजट गठबंधन और यथार्थवादी होना चाहिए।

मानव संसाधन योजना

मानव संसाधन योजना से पता चलता है कि परियोजना को किस तरह से पेश किया जाएगा। कभी-कभी स्टाफिंग योजना के रूप में जाना जाता है, एचआर योजना परिभाषित करती है कि परियोजना टीम में कौन होगा और प्रत्येक व्यक्ति को कितना समय प्रतिबद्धता की उम्मीद है। इस योजना को विकसित करने में, परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों और उनके पर्यवेक्षकों के साथ बातचीत करता है कि प्रत्येक टीम का सदस्य कितने समय में परियोजना को समर्पित कर सकता है। यदि परियोजना पर परामर्श करने के लिए अतिरिक्त कर्मचारियों की आवश्यकता है, लेकिन परियोजना टीम का हिस्सा है, तो यह भी स्टाफिंग योजना में प्रलेखित है। फिर, उपयुक्त पर्यवेक्षकों से परामर्श किया जाता है।

जोखिम प्रबंधन की योजना

किसी प्रोजेक्ट पर कई चीजें गलत हो सकती हैं। हर संभावित आपदा या मामूली हिचकी की आशंका को चुनौती देते हुए, कई नुकसान की भविष्यवाणी की जा सकती है। जोखिम प्रबंधन योजना में, परियोजना प्रबंधक परियोजना के लिए जोखिमों की पहचान करता है, उन परिदृश्यों की संभावना होगी, और उन्हें कम करने के लिए रणनीति। इस योजना को तैयार करने के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट प्रायोजक, प्रोजेक्ट टीम, हितधारकों और आंतरिक विशेषज्ञों से इनपुट मांगता है।

जोखिम रणनीतियों को उन जोखिमों के लिए रखा जाता है जो होने की संभावना है या उनके साथ जुड़े उच्च लागत हैं। जिन जोखिमों की संभावना नहीं होती है और जिनकी लागत कम होती है, वे योजना में उल्लिखित होते हैं, भले ही उनकी शमन रणनीतियाँ नहीं होती हैं।

संचार योजना

एक संचार योजना यह बताती है कि किसी परियोजना को विभिन्न दर्शकों के लिए कैसे सूचित किया जाएगा। बहुत काम टूटने की संरचना की तरह, एक संचार योजना एक परियोजना टीम के सदस्य को प्रत्येक घटक को पूरा करने के लिए जिम्मेदारी सौंपती है।

इस चरण में, यह रेखांकित करना महत्वपूर्ण है कि कैसे मुद्दों को टीम के भीतर संप्रेषित और हल किया जाएगा और टीम और हितधारकों या बॉस को कितनी बार संचार किया जाएगा। प्रत्येक संदेश में एक इच्छित दर्शक होता है। एक संचार योजना परियोजना प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि सही जानकारी सही लोगों को सही समय पर मिले।

हितधारक प्रबंधन योजना

एक हितधारक प्रबंधन योजना यह पहचानती है कि परियोजना में हितधारकों का उपयोग कैसे किया जाएगा। कभी-कभी हितधारकों को केवल जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। संचार योजना में इसका ध्यान रखा जा सकता है। यदि हितधारकों से अधिक की आवश्यकता है, तो एक हितधारक प्रबंधन योजना की रूपरेखा बताती है कि इसे कैसे प्राप्त किया जाएगा।

प्रबंधन योजना बदलें

एक परिवर्तन प्रबंधन योजना परियोजना में परिवर्तन करने के लिए एक रूपरेखा तैयार करती है। हालांकि परियोजना प्रबंधक परियोजना में बदलाव से बचना चाहते हैं, वे कभी-कभी अपरिहार्य होते हैं। परिवर्तन प्रबंधन योजना परिवर्तन करने के लिए प्रोटोकॉल और प्रक्रियाएं प्रदान करती है। यह जवाबदेही और पारदर्शिता के लिए महत्वपूर्ण है कि परियोजना प्रायोजक, परियोजना प्रबंधक और परियोजना टीम के सदस्य परिवर्तन प्रबंधन योजना का पालन करते हैं।