कार्यालय सहायक कौशल सूची और जिम्मेदारियां
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कार्यालय सहायक पदों (व्यक्तिगत सहायकों के समान) सभी उद्योगों में पाए जा सकते हैं, और कौशल का एक बड़ा सेट साझा कर सकते हैं। कार्यालय सहायकों को कभी-कभी सचिव या प्रशासनिक सहायक के रूप में जाना जाता है, लेकिन वे जो करते हैं वह कार्यालय के कामकाज में सहायता करता है। चाहे कार्यालय किसी लॉ फर्म का हो, किसी चिकित्सा पद्धति का हो, किसी शिक्षण संस्थान का हो या किसी निगम का हो, जरूरतें समान हैं; किसी को रिकॉर्ड दर्ज करना है, कार्यक्रम बनाए रखना है, और कार्यालय का उपयोग करने वाले लोगों की ओर से नियमित संचार का ध्यान रखना है। कि कोई आप हो सकता है।
कार्यालय सहायक नौकरी की जिम्मेदारियां
जबकि कार्यालय सहायक पद आम तौर पर एक-दूसरे के समान होते हैं, नौकरी अभी भी परिवर्तनशील है - यह कार्यालय से कार्यालय के बजाय दिन-प्रतिदिन बदलती है। आज आप रिसेप्शनिस्ट के रूप में कार्य कर सकते हैं, कल प्रिंटर की मरम्मत की आवश्यकता हो सकती है, और उसके अगले दिन, आपको पूरे फाइलिंग कैबिनेट को इक्कीसवीं सदी में लाना होगा। सफल होने के लिए आपको एक बहुत व्यापक कौशल की आवश्यकता होगी।
कार्यालय सहायक व्यवसाय की दुनिया के महान अनसुने नायकों में से हैं, क्योंकि जब आप अपना काम सही करते हैं, तो कोई भी नोटिस नहीं करता है - कार्यालय खुद को चलाने के लिए प्रकट होता है। लेकिन कुछ लोग तेज-तर्रार अभी तक लचीले काम का आनंद लेते हैं, हर चीज के दिल में होने का एहसास। और एक अच्छा सचिव अभी भी लगभग किसी भी तरह के संगठन में काम कर सकता है।
कौशल सूची का उपयोग कैसे करें
आप अपनी नौकरी खोज प्रक्रिया के दौरान इन कौशल सूचियों का उपयोग कर सकते हैं। सबसे पहले, इन कौशलों के नाम कीवर्ड के रूप में कार्य करते हैं, इसलिए अपना रेज़्यूमे लिखते समय जितना हो सके उतना उपयोग करें। पर्यवेक्षकों को काम पर रखने पर भरोसा न करें कि आपके पास वह है जो वे चाहते हैं, उन्हें सीधे बताएं।
दूसरा, आप अपने कवर पत्र में इन्हीं कीवर्ड का उपयोग कर सकते हैं। उन लोगों पर विशेष रूप से ध्यान दें जो आपके संभावित नियोक्ता को सबसे ज्यादा परवाह है। आपको अपना शोध करना होगा, क्योंकि कार्यालय सहायक नौकरियां अक्सर समान होती हैं, पर्यवेक्षकों को काम पर रखना उनकी प्राथमिकताओं में भिन्न होता है। नौकरी विवरण में आवश्यक कौशल की एक सूची शामिल होगी। उस पर ध्यान दें।
अंत में, आप अपने साक्षात्कार की योजना बनाने के लिए इस चर्चा का उपयोग कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपने यहां सूचीबद्ध प्रत्येक श्रेणी के कौशल का प्रदर्शन करने के लिए कम से कम एक उदाहरण तैयार किया है।
यह नौकरी और कौशल के प्रकारों द्वारा सूचीबद्ध कौशल की हमारी सूचियों की समीक्षा करने में भी मदद कर सकता है।
शीर्ष कार्यालय सहायक कौशल
मौखिक संचार कौशल: कार्यालय सहायक के लिए संचार एक महत्वपूर्ण नरम कौशल है। आपको अपने पर्यवेक्षक, साथी कार्यालय के कर्मचारियों, आपके द्वारा सहायता करने वाले पेशेवरों और संभवतः उसी संगठन के अन्य कार्यालयों में ग्राहकों या लोगों के साथ बातचीत करनी होगी। आप सभी एक टीम के रूप में काम करते हैं, और आप इसके मुख्य संचार केंद्र हैं। आपको हर दिन हँसमुख, सहायक, अच्छी तरह से सूचित, मुखर और एक अच्छा श्रोता होना चाहिए।
- उत्तर फोन
- ग्राहक संबंध
- संचार
- फॉरवर्डिंग फोन कॉल
- संदेश लेना
- रूटिंग फोन कॉल
- कम्यूटेटर
- टेलीफोन
- मौखिक संवाद
लिखित संचार कौशल: अधिकांश कार्यालय सहायक बहुत लिखते हैं। वे मेमो लिख सकते हैं, फॉर्म भर सकते हैं, या पत्र या ईमेल का मसौदा तैयार कर सकते हैं। कुछ कंपनी की वेबसाइट के लिए सामग्री बनाते हैं या दूसरों के लिए पाठ संपादित करते हैं। स्पष्ट, पेशेवर लिखित संचार बहुत जरूरी है।
- पत्र - व्यवहार
- ईमेल
- मेल
- डाक से
- टाइपिंग
- शब्द संसाधन
- लिखित संचार
मित्रता: एक कार्यालय सहायक वह पहला व्यक्ति हो सकता है जिसे ग्राहक कार्यालय में प्रवेश करने पर देखता है। यदि कार्यालय का प्राथमिक निवासी वर्तमान में बाहर होता है, तो कार्यालय सहायक एकमात्र व्यक्ति हो सकता है जिसके साथ आगंतुक बातचीत करता है। आपको प्रत्येक आगंतुक को एक मुस्कुराहट और एक दयालु शब्द के साथ अभिवादन करने के लिए तैयार होना चाहिए और उन्हें अपनी मदद करने में मदद करनी चाहिए जो उन्हें अभी तक आपकी आवश्यकता है। तो, अच्छा पारस्परिक कौशल एक आवश्यकता है।
- ग्राहक सेवा
- आगंतुकों का निर्देशन
- लचीला
- अनुकूल
- नमस्कार मेहमान
- पारस्परिक
- सकारात्मक रवैया
- विश्वसनीयता
- आगंतुकों का स्वागत करते हैं
प्रौद्योगिकी कौशल: पुराने दिनों में, सचिवों ने बहुत कुछ टाइप किया था। टाइम्स बदल गया है और इसलिए प्रौद्योगिकी है, लेकिन कार्यालय सहायक अभी भी एक कीबोर्ड के सामने बहुत समय बिताने की उम्मीद कर सकते हैं। टाइपराइटर के बजाय, आपको कई तरह के सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन के बारे में अपना रास्ता जानना होगा। यह जानने के लिए कि कैसे कुछ लाइट टेक सपोर्ट करना है और रिकॉलिट्रान्ट प्रिंटर को कैसे ठीक करना है, या तो उसे कोई नुकसान नहीं हुआ है।
- संगणक
- एक्सेल
- इंटरनेट
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस
- माइक्रोसॉफ्ट वर्ड
- QuickBooks
- प्रौद्योगिकी
संगठन: अपने कई कार्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए कार्यालय सहायकों को अत्यंत संगठित होना चाहिए। आपको कैलेंडर को बनाए रखने से लेकर कार्यालय को व्यवस्थित रखने तक, अन्य लोगों को संगठित रखने में मदद करने की आवश्यकता होगी।
- प्रशासनिक सहायता
- नियुक्ति
- बिलिंग
- कैलेंडर
- लिपिक
- डाटा प्रविष्टि
- मेल डिलीवर करना
- इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग
- खर्च विवरण
- फाइलिंग
- फ्रंट डेस्क ऑपरेशन
- पैसा संभालना
- कार्यालय के कर्तव्य
- दफ्तर के उपकरण
- कार्यालय की आपूर्ति सूची
- कार्यालय की आपूर्ति
- दफ़्तर सपोर्ट
- संगठन
- कागजी कार्रवाई
- शिपिंग
समस्या को सुलझाने के कौशल: समस्या को हल करना, या महत्वपूर्ण सोच कौशल, किसी भी कार्यालय सहायक के लिए महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि आप अक्सर वे व्यक्ति होंगे जो दूसरों के सवालों या मुद्दों के साथ आते हैं।
- कार्यालय की गतिविधियों का समन्वय करें
- बैठक
- समस्या को सुलझाने के कौशल
- पूछताछ का जवाब
- निर्धारण
- स्क्रीनिंग और निर्देशन कॉल
- स्प्रेडशीट्स
- टीम वर्क
- समय प्रबंधन
- यात्रा की व्यवस्था
