एक बैठक के नेता की भूमिकाएं और जिम्मेदारियां
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मीटिंग लीडर वह कर्मचारी होता है, जो किसी मीटिंग के बारे में विवरणों का नियोजन, आयोजन, प्रबंधन और प्रतिभागियों को आमंत्रित करने के लिए जिम्मेदार होता है। वे कर्मचारी हैं जो वास्तविक बैठक की प्रगति के लिए जिम्मेदार और जिम्मेदार हैं। वे बैठक से पहले, दौरान और बाद में यह सुनिश्चित करने के लिए कार्रवाई करते हैं कि बैठक सफलतापूर्वक अपने लक्ष्यों तक पहुंचे।
बैठक का नेतृत्व कौन करता है?
मीटिंग लीडर मीटिंग और टीमों को सफल बनाने में महत्वपूर्ण है। मीटिंग लीडर के रूप में कार्य करने वाला कर्मचारी गंभीर रूप से महत्वपूर्ण है। कुछ बैठकों में, नेता विभाग प्रमुख, टीम लीडर या किसी पहल का नेतृत्व करने के लिए वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा नियुक्त व्यक्ति होता है। इन कर्मचारियों को एक प्रबंधक या नेता के रूप में उनके कथित कौशल के कारण उनके नेतृत्व की भूमिका के लिए चुना गया था।
अन्य समय में, एक कर्मचारी स्वाभाविक रूप से नेता के रूप में उभर सकता है। ये नेता ऐसे कर्मचारी हैं जो अन्य कर्मचारियों को सम्मान और सम्मान देते हैं। अन्य अवसरों पर, एक टीम सभी सदस्यों के बीच नेतृत्व की भूमिका को घुमाने का निर्णय ले सकती है। यह सभी टीम के सदस्यों को नेताओं से मिलने और सामान्य रूप से सफल बैठकें बनाने के लिए अपने कौशल का विकास जारी रखने की अनुमति देता है।
बैठक के नेता की जिम्मेदारियां
एक बैठक के नेता की मुख्य जिम्मेदारियां निम्नलिखित हैं।
- लक्ष्य, कार्य या उद्देश्य निर्धारित करता है जिसे पूरा किया जाना चाहिए। यह अक्सर एक असाइनमेंट या नेता के नौकरी विवरण का हिस्सा होता है।
- तय करता है कि लक्ष्य या उद्देश्य प्राप्त करने या वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए एक बैठक सबसे अच्छा संभव तरीका है या नहीं। प्रश्न का उत्तर दें: क्या एक बैठक की आवश्यकता है?
- निर्धारित करता है कि बैठक की योजना बनाने में किसकी मदद करनी है।
- एक टीम के साथ या नेता के रूप में, बैठक के लिए एजेंडा तय करता है। (चल रही बैठकों में, यह कार्य वर्तमान बैठक के अंत में पूरा किया जाता है।)
- एक साझा संगठनात्मक कैलेंडर का उपयोग करके तारीख, समय और स्थान को सबसे अधिक बार निर्धारित करता है।
- पढ़ने, वित्तीय जानकारी, इतिहास, संबंधित टीम मीटिंग मिनट, और इसके बाद जैसे पूर्व-कार्य को पूरा करने की कोशिश करता है।
- प्रतिभागियों को आमंत्रित करता है और असाइनमेंट और प्री-वर्क को जितना संभव हो उतना समय देने की अनुमति देता है ताकि प्रतिभागी मीटिंग के लिए तैयार हों।
- यह सुनिश्चित करता है कि बैठक में कार्यवाही और किसी भी प्रतिबद्धताओं, कार्रवाई वस्तुओं या निर्णयों के दस्तावेज के लिए एक रिकॉर्डर या मिनट लेने वाला है। जब एक बैठक के क्रमबद्ध संचालन के लिए आवश्यक हो, एक टाइमकीपर नियुक्त करता है।
- प्रतिभागियों को गर्म करने के लिए एक आइसब्रेकर का उपयोग कर सकते हैं और ऐसा वातावरण बना सकते हैं जिसमें बैठक में भाग लेने वाले एक-दूसरे के साथ सहज संवाद कर सकें और विचारों और सूचनाओं का आदान-प्रदान कर सकें।
- जल्दी पहुँचता है और बैठक को ट्रैक पर, और सभी प्रतिभागियों को शामिल करके बैठक का नेतृत्व करता है, इसलिए प्रत्येक को लगता है कि बैठक में उनकी उपस्थिति आवश्यक थी। यह अगली बैठक में उनकी भागीदारी सुनिश्चित करता है
- कंपनी की बैठक में मसाला होता है ताकि प्रतिभागी सुस्त और ऊब महसूस न करें। चाहे आइसब्रेकर, हास्य, या मज़ेदार उदाहरणों का उपयोग करते हुए, कोई भी बैठक हंसी के बिना समाप्त नहीं होनी चाहिए।
- यह सुनिश्चित करता है कि अगले कदम और एक्शन आइटम को सौंपा और संभाला जाए।
- मीटिंग को डिब्रीड करता है और अगली मीटिंग के लिए एजेंडा प्लान करता है।
- मीटिंग के बीच प्रतिभागियों के साथ पालन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि स्वयंसेवक समस्याओं का सामना कर रहा है या नहीं और कार्रवाई और सहायता और / या संसाधनों की पेशकश करने के लिए।
अतिरिक्त नेता भूमिकाएं
मीटिंग लीडर इन जिम्मेदारियों को लेता है, लेकिन इसमें संचार, रिपोर्टिंग और टीम के प्रदर्शन से संबंधित भूमिकाएँ भी होती हैं।
एक टीम के प्रत्येक सदस्य या बैठक जो क्रॉस-फंक्शनल है, का दायित्व है कि वह अपने या अपने विभाग या फ़ंक्शन को मीटिंग या चल रही टीम की गतिविधियों और प्रगति के बारे में सूचित रखे। उनकी जिम्मेदारी यह भी है कि वे ऐसे सहकर्मियों से इनपुट लें जो टीम में नहीं हैं या मीटिंग में नहीं हैं। हर बैठक में हर कर्मचारी शामिल नहीं हो सकता।
नेता के पास वरिष्ठ प्रबंधकों को शामिल रखने और प्रभावी संचार और प्रतिक्रिया के माध्यम से सूचित करने की अतिरिक्त जिम्मेदारी है। टीम या मीटिंग के बाहर कर्मचारियों से स्वामित्व का निर्माण, विशेष रूप से संगठन के नेताओं, यह सुनिश्चित करता है कि टीम या बैठक अपने समाधान या विचारों को विकसित करने, कार्यान्वित करने और एकीकृत करने में सफल है।
यदि कोई मीटिंग प्रतिभागी मीटिंग में अप्रभावी रूप से प्रदर्शन कर रहा है, तो मीटिंग के दौरान प्रभावी मीटिंग लीडर तकनीकों के माध्यम से व्यवहार को सही करने के लिए लीडर की ज़िम्मेदारी होती है। एक बैठक में भाग लेने वाला, जो बैठक में अपने विचारों के साथ एकाधिकार रखता है या अन्य सदस्यों की आलोचना करता है, को बैठक की सफलता के लिए व्यक्तिगत तोड़फोड़ करने से पहले ठीक किया जाना चाहिए।
ये कार्रवाई तब तक आवश्यक है जब तक कि प्रतिभागियों की बैठक आराम और परिपक्वता के स्तर तक नहीं पहुंच जाती है जो उन्हें खुद को अप्रभावी घटनाओं के रूप में अगुवाई करने में नेता की सहायता करने की अनुमति देता है क्योंकि असंगत और बेकार सदस्य व्यवधान को रोकते हैं।
एक प्रभावी मीटिंग लीडर इस बात की गारंटी नहीं देता है कि कोई प्रोजेक्ट या टीम सफलतापूर्वक प्रदर्शन करती है, लेकिन प्रोजेक्ट्स, डिपार्टमेंट्स, मीटिंग्स या टीमों के सफल होने पर उसका अहम योगदान होता है।
बैठकें सफल होने में मिनटों का प्रभावी योगदान होता है जब मिनटों को उचित तरीके से लिखा और वितरित किया जाता है।
