कानूनी सचिवों के लिए महत्वपूर्ण नौकरी कौशल
विषय
- किस तरह के कौशल आपको एक कानूनी सचिव बनने की आवश्यकता है?
- कानूनी सचिव कौशल के प्रकार
- प्रौद्योगिकी कौशल
- पारस्परिक कौशल
- लिखित संचार
- संगठनात्मक कौशल
- प्रतिलेखन कौशल
- विस्तार पर ध्यान
- कानूनी दस्तावेजों और शब्दावली के साथ परिचित
- टीम वर्क
- मल्टीटास्किंग कौशल
- अनुसंधान कौशल
- अधिक कानूनी सचिव कौशल
- कैसे अपने कौशल खड़े करने के लिए
Paralegals के साथ भ्रमित नहीं होने के लिए, कानूनी सचिव देश भर में कानून फर्मों में महत्वपूर्ण भूमिकाएं भरते हैं। जबकि पैरालीगल अक्सर एक वकील से पर्यवेक्षण के तहत अटॉर्नी कर्तव्यों का पालन करते हैं, कानूनी सचिवों को कानूनी फर्म को चक्कर लगाने वाले सभी विवरणों का ध्यान रखना चाहिए।
कानून रहा है और हमेशा लालफीताशाही और शब्दार्थ की दुनिया होगी। वकीलों को प्रत्येक कानूनी कार्यवाही के लिए पूरी तरह से तैयार होना चाहिए। जैसे, वकील और पैरालीगल समान रूप से अपने कानूनी सचिवों पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं।
किस तरह के कौशल आपको एक कानूनी सचिव बनने की आवश्यकता है?
कानूनी सचिवों की भूमिका, जिसे वकील प्रशासनिक सहायक या कानूनी सहायक के रूप में भी जाना जाता है, पिछले दो दशकों में विकसित हुआ है। सब कुछ के साथ, प्रौद्योगिकी पारंपरिक कानून कार्यालय को बदलना जारी रखती है।
कानूनी सचिवों को वकीलों और ग्राहकों के बीच उच्च-मूल्य की गतिविधियों की देखरेख करने और कानूनी कार्यवाही के संबंध में टाइपिंग और जवाब देने वाले फोन की पारंपरिक भूमिकाओं को पार करना होगा।
कानूनी सचिव वही करते हैं जो कोई प्रशासनिक सहायक कर सकता है, सिवाय इसके कि कानूनी दुनिया थोड़ी अधिक जटिल है। सभी समय सीमाएँ प्राथमिकता हैं, और एक छोटे से विवरण की अनदेखी एक ग्राहक के मामले को खतरे में डाल सकती है या वकीलों का विरोध करने से कानूनी कार्रवाई कर सकती है।
कानूनी सचिव कौशल के प्रकार
कानूनी सचिव भूमिकाएं समय के साथ विकसित हुई हैं। ये कौशल आपको एकल वकील कार्यालयों और कानून फर्मों में सफल होने में मदद करेंगे।
प्रौद्योगिकी कौशल
कई वकीलों के पास न तो समय है और न ही विधि कार्यालय तकनीक को अच्छी तरह से संचालित करने की विशेषज्ञता। वे विभिन्न प्रकार के कंप्यूटर-आधारित कार्यों को करने के लिए तकनीकी-प्रेमी कानूनी सचिवों पर भरोसा करते हैं जैसे: स्प्रेडशीट बनाना, प्रस्तुतियाँ तैयार करना, टाइमशीट का ऑडिट करना, चालान का प्रबंधन करना, दस्तावेज़ बनाना / लिखना, कैलेंडर बनाए रखना और समय सीमा पर नज़र रखना।
इसलिए, कानूनी सचिव जो विभिन्न प्रकार के कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर अनुप्रयोगों में कुशल हैं, उनके पास कैरियर के सबसे अधिक अवसर होंगे। कानूनी सचिवों को मास्टर करने वाली कुछ सबसे सामान्य तकनीकों में शामिल होना चाहिए:
- वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट
- प्रस्तुतीकरण
- सूचना प्रबंधन
- डिजिटल फ़ाइल संगठन
- डेटा बैकअप सॉफ्टवेयर
- बिलिंग
- चालान-प्रक्रिया
- प्रतिलिपि
- डेस्कटॉप प्रकाशन
- वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग
- ईमेल प्रबंधन
पारस्परिक कौशल
कानूनी सचिव वकीलों, पार्लेगल्स, कर्मचारियों, ग्राहकों, वकील, न्यायिक कर्मियों, विक्रेताओं, और अधिक का विरोध करते हैं।
इसलिए, शीर्ष-पारस्परिक पारस्परिक और संचार कौशल आवश्यक हैं। आमने-सामने संपर्क के अलावा, सचिव ईमेल, टेलीफोन और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सिस्टम द्वारा संवाद करते हैं।
- रिसेप्शन
- फोन शिष्टाचार
- मौखिक संचार
- भावनात्मक बुद्धि
- पहल
- औपचारिकता
- सहनशीलता
लिखित संचार
क्या आपको लगता है कि वकील अपने लिखित पत्राचार की रचना करते हैं? फिर से विचार करना। कानूनी सचिव नियमित रूप से पत्राचार, संक्षिप्त, खोज और लेन-देन के उद्देश्यों के लिए कानूनी दस्तावेजों के प्रूफ के अलावा, नियमित पत्राचार और फ़ाइल ज्ञापन को तैयार करने के लिए जिम्मेदार होते हैं।
लेखन कानूनी सचिव की नौकरी का एक अभिन्न अंग है; जो मजबूत लेखन कौशल विकसित करते हैं, वे उन वकीलों के लिए अपरिहार्य हो जाएंगे, जो उनकी सहायता करते हैं।
- ईमेल संरचना
- निम्नलिखित सख्त दस्तावेज़ प्रारूप
- विस्तार पर ध्यान
- आवरण पत्र
- मजबूत व्याकरण कौशल
- प्रतिलिपि
संगठनात्मक कौशल
अटॉर्नी बेहद अव्यवस्थित हैं। चूंकि कानूनी सचिव वकील के "दाएं हाथ" पुरुष या महिला हैं, इसलिए संगठनात्मक कौशल कानून अभ्यास या कॉर्पोरेट कानूनी विभाग का कुशलतापूर्वक प्रबंधन करने के लिए आवश्यक हैं।
कानूनी सचिवों को कागज और इलेक्ट्रॉनिक फाइलें बनाए रखना चाहिए, परियोजनाओं का प्रबंधन करना चाहिए, कई समय सीमाएं ट्रैक करनी चाहिए, कैलेंडर बनाए रखना चाहिए, बैठकें आयोजित करनी चाहिए, घटनाओं को व्यवस्थित करना चाहिए और सब कुछ व्यवस्थित और सुलभ रखना चाहिए।
- विस्तार पर ध्यान
- कैलेंडर प्रबंधन
- फाइल प्रबंधन
- गोपनीय सूचना प्रबंधन
- प्रतिलिपि
- पैकेजिंग और कानूनी दस्तावेजों को भेजने की प्रक्रिया
- शपथ पत्र प्राप्त करना और व्यवस्थित करना
- लेख लेना
प्रतिलेखन कौशल
ट्रांसक्रिप्शन कौशल सचिवीय अभ्यास के लिए मूलभूत हैं। तेज टाइपिंग स्पीड (नियोक्ता की आवश्यकताएं 50 से 100 शब्द प्रति मिनट के हिसाब से बदलती हैं) के अलावा, आवाज सुनने वाली फाइलों को समझने के लिए सक्रिय श्रवण कौशल की आवश्यकता होती है।
मजबूत व्याकरण, वर्तनी, शब्दावली और भाषा कौशल के साथ-साथ कानूनी शब्दावली की समझ आवश्यक है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, सचिवों को शब्द प्रसंस्करण अनुप्रयोगों और प्रतिलेखन उपकरण में कुशल होना चाहिए।
- सक्रिय होकर सुनना
- टाइपिंग
- वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
- ऑडियो रिकॉर्डिंग डिवाइस
- स्मृति
- लिखित संचार
विस्तार पर ध्यान
कानूनी पेशे में विस्तार पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, 60,000 डॉलर के बजाय एक निपटान प्रस्ताव में $ 600,000 टाइप करने से आपकी फर्म को एक ग्राहक खर्च करना पड़ सकता है। कानूनी सचिव दैनिक विधि अभ्यास के कार्यभार को संभालते हैं, और विस्तार और दस्तावेजों को निर्धारित बैठकों और कैलेंडरिंग समय-सीमा का मसौदा तैयार करने से लेकर लगभग हर सचिवीय कार्य पर विस्तार से ध्यान देना आवश्यक है।
- लेख लेना
- सचेत
- लेखा परीक्षा
- आगमनात्मक तर्क
- निगमनात्मक तर्क
- डाटा प्रविष्टि
- शुद्धता
- सक्रिय
कानूनी दस्तावेजों और शब्दावली के साथ परिचित
एक सचिव और एक के बीच क्या अंतर हैकानूनी सचिव? कानूनी सचिव कानून और अदालती कार्यवाही से संबंधित सभी चीजों से परिचित हैं। "सबपोना," "प्रो से," और "वॉयिर डीयर" जैसी शर्तें कानूनी सचिवों को भ्रमित नहीं करती हैं।
वे कानूनी प्रक्रिया की बारीकियों को समझते हैं और यह जानते हैं कि कैसे हल करने और प्रारूपण, खोज और लेनदेन संबंधी दस्तावेजों को प्रारूपित करना है।
- परीक्षण संक्षिप्त
- एमिकस ब्रीफ
- अपीलीय संक्षिप्त
- उत्तर संक्षिप्त
- interrogatories
- अपील की प्रक्रिया
- विल्स और टेस्टामेंट
- कानूनी शिकायतें, अपील और जवाब
- अधिकार दावा छोड़ दो
- वारंटी दस्तावेज़
- उपपिनस का अनुरोध करना
टीम वर्क
कानूनी सेवाओं को वितरित करने में कानूनी सचिवों की भूमिका के लिए टीम वर्क महत्वपूर्ण है। सभी अभ्यास सेटिंग्स में- बड़े कॉर्पोरेट कानूनी विभागों से लेकर एकल चिकित्सकों तक - कानूनी सचिवों को कानूनी सेवाओं को प्रभावी ढंग से वितरित करने के लिए वकीलों, पैरालीगल, सचिवों, फाइल क्लर्कों, विक्रेताओं और अन्य लोगों के साथ मिलकर काम करना चाहिए।
सबसे कुशल कानूनी सचिव जानते हैं कि सहकर्मियों के साथ कैसे काम करें और काम पाने के लिए तीसरे पक्षों के साथ सहयोग करें।
- सक्रिय होकर सुनना
- मौखिक संचार
- लिखित संचार
- समस्या संवेदनशीलता
- सहयोग
मल्टीटास्किंग कौशल
अधिकांश कानूनी सचिव एक से अधिक फाइल पर एक से अधिक लोगों के लिए काम करते हैं।
एक साथ कई कार्य करना एक सक्षम कानूनी सचिव का दूसरा स्वभाव होना चाहिए।
वे जानते हैं कि कई असाइनमेंट और प्रतिस्पर्धी प्राथमिकताओं को कैसे टालना है और आज के व्यस्त कानून कार्यालय में बढ़ते कार्यभार को कैसे प्रबंधित करना है जहां एक व्यक्ति अक्सर तीन का काम करता है।
- विस्तार पर ध्यान
- समय प्रबंधन
- प्राथमिकता
- शिष्ठ मंडल
- निर्धारण
- तनाव सहिष्णुता
अनुसंधान कौशल
कानूनी सचिव कई तरह के कार्यों के लिए इंटरनेट अनुसंधान करते हैं जैसे दिशा-निर्देश प्राप्त करना, ग्राहक जानकारी एकत्र करना, प्रतियोगिता पर शोध करना और विशेषज्ञ गवाहों का पता लगाना।
कई कानूनी सचिव, विशेष रूप से छोटे कानून कार्यालयों के लोग, कानूनी अनुसंधान, हवाला देते हुए और मामले के कानून पर नज़र रखने सहित पैरालीगल कर्तव्यों का पालन करते हैं। वेस्टलाव या लेक्सिस / नेक्सिस जैसे कानूनी अनुसंधान प्लेटफार्मों को सीखना आपको एक प्रतिस्पर्धा में बढ़त दे सकता है।
- समझबूझ कर पढ़ना
- साक्षात्कार
- लेख लेना
- नोटिंग ट्रेंड
- डेटा विश्लेषण
- आगमनात्मक तर्क
- निगमनात्मक तर्क
- अनुसंधान कानून सॉफ्टवेयर
अधिक कानूनी सचिव कौशल
- समस्या निवारण
- सोशल मीडिया प्रबंधन
- प्रूफ़ पढ़ना
- संशोधन
- मसौदा
- वर्तनी
- खोज इंजन का उचित उपयोग
- रिपोर्ट लेखन
- अंतिम पांडुलिपि उत्पादन
- मार्क-अप
- मानक संचालन प्रक्रियाओं को विकसित और बनाए रखना (SOPs)
- समय सीमा
- बहुभाषी
- मित्रता
- अनुकूलन क्षमता
- दक्षता
- गहन सोच
- अनुपालन
- बहीखाता
- व्यावसायिकता
- ग्राहक सेवा
- लचीलाता
- प्रेट्रिकल समझौते
- फ़ैक्स मशीन
- लॉ लाइब्रेरीज़ को बनाए रखें
- केस फाइल्स को मैनेज करें
- LexisNexis
- तेज गेंदबाज
कैसे अपने कौशल खड़े करने के लिए
अपने रिज्यूमे में प्रासंगिक कौशल जोड़ें:अपने सारांश और कार्य इतिहास में ऊपर दिए गए कौशल को उजागर करना सुनिश्चित करें। कानून फर्म आपके अनुभव और ध्यान के बारे में विस्तार से ध्यान रखते हैं, विशेष रूप से आप अपने फिर से शुरू करने के तरीके में।
अपने कवर पत्र में कौशल को उजागर करें:अपने पत्र में शब्दों को बर्बाद मत करो। चूंकि कवर लेटर बनाना आपकी नौकरी का महत्वपूर्ण हिस्सा है, कानूनी सहायक के रूप में, इस बिंदु पर रहें और स्पष्ट और प्रत्यक्ष होने की आपकी क्षमता का प्रदर्शन करें।
अपनी नौकरी के साक्षात्कार में कौशल शब्द का प्रयोग करें:उन परियोजनाओं के प्रकारों के बारे में चर्चा करने के लिए तैयार रहें, जिन्हें आप अन्य लॉ फर्मों में ग्राहक की गोपनीयता का उल्लंघन किए बिना अन्य भूमिकाओं में प्रबंधित करते हैं। यह बताने में डरें नहीं कि आपने कानूनी दुनिया के बाहर अन्य भूमिकाओं में ऊपर के कौशल का उपयोग कैसे किया, यदि परिदृश्य उस भूमिका पर लागू होता है जो आप चाहते हैं।
