अपने बॉस को एक जोखिम प्रबंधन योजना के साथ विश्वास दिलाएं
विषय
- परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन क्या है?
- जोखिम प्रबंधन योजना
- 5-चरण जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया
- चरण 1: आरंभ करें
- चरण 2: पहचानें
- चरण 3: आकलन करें
- चरण 4: योजना प्रतिक्रिया
- चरण 5: लागू करें
सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधकों को अपने लाइन मैनेजर और प्रोजेक्ट प्रायोजक का पूरा भरोसा है। जब वे कहते हैं कि उनकी परियोजनाओं के पीछे अमल होता है, तो वे कहते हैं कि उन्हें अतिरिक्त धन, अधिक संसाधन, या किसी समस्या को हल करने में मदद करने की आवश्यकता है।
जब आप जोखिम भरे हालात में काम कर रहे होते हैं, तो आपको सही किट की जरूरत होती है। रस्सी और ऐंठन के एक बैग के साथ एक पैदल यात्री की तरह, आपको प्रोजेक्ट जोखिम से निपटने के लिए उपकरण भी चाहिए।
आप जोखिम प्रबंधन योजना के साथ अपनी परियोजना में अपने प्रबंधक का विश्वास बढ़ा सकते हैं। एक साधारण पाँच-चरण प्रक्रिया बेहद परिवर्तन कर सकती है कि आपका बॉस आपकी परियोजना को कैसे देखता है (और आप)।
परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन क्या है?
परियोजना प्रबंधन में जोखिम प्रबंधन परियोजना जोखिमों की पहचान, आकलन और प्रतिक्रिया करने की प्रक्रिया है।
प्रोजेक्ट जोखिम ऐसी चीजें हैं जो परियोजना को प्रभावित कर सकती हैं (सकारात्मक या नकारात्मक रूप से, लेकिन आमतौर पर लोग जोखिम की व्याख्या उन घटनाओं के रूप में करते हैं जो परियोजना पर नकारात्मक प्रभाव डालती हैं)।
चाहे आपका प्रोजेक्ट बड़ा हो या छोटा, इसके साथ जुड़े जोखिम होंगे। ये जोखिम आपके स्कूल परेड के जोखिम से कुछ भी हो सकते हैं, जो आपके सर्किट सर्किट के एक महत्वपूर्ण घटक के लिए मूल्य वृद्धि के जोखिम को कम कर सकते हैं।
प्रोजेक्ट जोखिम, यदि सही ढंग से प्रबंधित नहीं किया जाता है, तो यह आपकी परियोजना को सफलतापूर्वक वितरित करने के लिए कठिन बना सकता है। अनियंत्रित जोखिम आपके शेड्यूल में समय जोड़ सकते हैं, आपके समय पर काम कर सकते हैं, और आपके बजट के लिए पैसा। प्रबंधक इस तरह की बात से घबरा जाते हैं। जोखिम प्रबंधन योजना से सभी को बचा जा सकता है।
जोखिम प्रबंधन योजना
एक जोखिम प्रबंधन योजना आपके प्रोजेक्ट टीम को वितरित करने की क्षमता में अपना आत्मविश्वास बढ़ाने का एक शानदार तरीका है - और यह आपके प्रबंधक के आत्मविश्वास को भी बढ़ाता है। आप उन्हें विश्वास दिलाना चाहते हैं कि आप ऐसा कर सकते हैं, और आप उन्हें इस बात से अवगत कराना चाहते हैं कि क्या आप इस परियोजना को सफलतापूर्वक वितरित करने से रोक सकते हैं। एक जोखिम प्रबंधन योजना ऐसा करने के लिए एक आदर्श उपकरण है।
और अंदाज लगाइये क्या? आरंभ करना वास्तव में आसान है।
परियोजना जोखिम प्रबंधन एक सरल पाँच-चरण प्रक्रिया है। चलो इसे और अधिक जटिल बनाने की जरूरत नहीं है यह कुछ ऐसा है जो आप आज से शुरू कर सकते हैं, इसे अपनी अगली बैठक में चर्चा करने के लिए तैयार कर सकते हैं और इसे समाप्त कर दिया है क्योंकि कोई व्यक्ति मिनटों में टाइप कर रहा है।
5-चरण जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया
परियोजना प्रबंधन के कई हिस्सों के साथ, जोखिम प्रबंधन एक प्रक्रिया है। पाँच चरण हैं:
- आरंभ
- की पहचान
- आकलन
- योजना के जवाब
- लागू
यदि वे शर्तें अभी आपके लिए बहुत अधिक नहीं हैं, तो कृपया इसके साथ रहें - मैं यह सब समझाने जा रहा हूं।
चरण 1: आरंभ करें
सबसे पहले, आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन वातावरण में अपने जोखिम प्रबंधन के लिए संदर्भ सेट करना चाहते हैं।
यहाँ करने के लिए शायद एक बहुत बड़ा काम नहीं है क्योंकि आपकी कंपनी में किसी ने पहले ही एक कॉर्पोरेट जोखिम नीति तैयार कर ली है और आपको इसे करने की आवश्यकता है। यह जोखिम के लिए कंपनी के दृष्टिकोण को समझाएगा और आपको आवश्यक टेम्प्लेट को भी अनिवार्य कर सकता है। टेम्प्लेट आपको हमेशा एक नौकरी बचाते हैं, इसलिए उन पर भी नज़र डालें!
यहां तक कि अगर आपके पास कॉर्पोरेट जोखिम नीति नहीं है, तो कोई और व्यक्ति जो आपके साथ परियोजनाओं का प्रबंधन करता है, आपके पास एक परियोजना जोखिम प्रबंधन योजना हो सकती है जिसे आप कॉपी कर सकते हैं। पहिया को क्यों मजबूत करें? यदि आप समय बचाना चाहते हैं और अधिक काम करना चाहते हैं, तो दस्तावेजों का पुन: उपयोग करना आवश्यक है।
अपनी परियोजना के लिए जोखिम प्रबंधन योजना का निर्माण करने के लिए आपने जो पाया है उसका उपयोग करें। यह आपकी समग्र परियोजना प्रबंधन योजना का हिस्सा है और इस बारे में बात करता है कि आप अपनी परियोजना पर जोखिम प्रबंधन के लिए कैसे जा रहे हैं।
यदि आप नहीं जानते कि इसमें क्या डाला जाए, तो पढ़ें! अगले चरण आपको अपने जोखिम प्रबंधन योजना के बारे में बात करने का बेहतर विचार देंगे।
इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: अपने प्रबंधक को दिखा रहा है कि आपके पास अपनी परियोजना पर अनिश्चितता से निपटने के लिए एक दृष्टिकोण है और आप सक्रिय रूप से जोखिम का प्रबंधन करने जा रहे हैं।
चरण 2: पहचानें
एक बार जब आप एक दृष्टिकोण प्राप्त कर लेते हैं, तो आप इसके साथ काम करना शुरू कर सकते हैं।
अब आप उन जोखिमों की पहचान करते हैं जो आपकी परियोजना को प्रभावित करने वाले हैं। यह केवल समय में एक स्नैपशॉट है और आपका जोखिम रजिस्टर कुछ ऐसा है जिसे आप समय और समय पर फिर से आना चाहते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कुछ भी नया वहाँ पर भी रखा गया है।
आप सामान्य जोखिमों की एक सूची का उपयोग करके जोखिमों की पहचान कर सकते हैं, परियोजना पर हितधारकों का साक्षात्कार (विशेष रूप से कठिन हितधारकों के रूप में वे आम तौर पर क्या गलत हो सकता है पर कहने के लिए बहुत कुछ है), बुद्धिशीलता सत्र, और अपने सामान्य ज्ञान का उपयोग कर।
आप उन चीजों की तलाश कर रहे हैं जो कभी भी हुईं तो समस्याएँ पैदा कर सकती हैं। (याद रखें, जोखिम अभी तक नहीं हुआ है। परियोजना की समस्याएं ऐसी चीजें हैं जो पहले ही हो चुकी हैं।)
हालांकि आप इसे करने के बारे में जाते हैं, आपको निश्चित रूप से अन्य लोगों को शामिल करना चाहिए। अकेले, आपके पास पूरी तस्वीर नहीं है और आप लापता चीजों को समाप्त कर देंगे।
जोखिम किसी की भी पहचान कर सकते हैं। एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपका काम आपके सहयोगियों को आपके साथ जोखिम उठाने के लिए प्रोत्साहित करना है ताकि एक टीम के रूप में आप उनके बारे में कुछ कर सकें।
पहचाने गए सभी जोखिमों को जोखिम रजिस्टर में दर्ज किया जाना चाहिए। यदि आपके पास टीम पर एक परियोजना समन्वयक या एक परियोजना समर्थन व्यक्ति है तो वे ऐसा कर सकते हैं। अन्यथा, यह आपके लिए प्रशासनिक कार्यों का हिस्सा है।
इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: यह दर्शाते हुए कि आप उन प्रमुख जोखिमों से अवगत हैं जो आपकी परियोजना को प्रभावित कर सकते हैं और नए जोखिमों के बारे में लगातार जानने के लिए आपके पास एक साधन है।
चरण 3: आकलन करें
जोखिम और प्रभाव के लिए जोखिम का आकलन किया जाता है। जब आप किसी जोखिम का आकलन कर रहे हों, तो सोचें कि यह होने की कितनी संभावना है, इसे संभालने में कितना खर्च होगा, और यह आपकी परियोजना समयरेखा में कितना समय जोड़ देगा।
एक और उपाय के रूप में, आप निकटता का भी आकलन कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि समय के कितना करीब होने की संभावना है। उच्च निकटता के साथ एक जोखिम संभावित रूप से जल्द ही होगा। कम निकटता के साथ एक जोखिम दूर के भविष्य में किसी बिंदु पर हो सकता है। यह आपको जोखिम से निपटने के लिए अपने समय और ऊर्जा को प्राथमिकता देने के लिए एक और कारक दे सकता है।
इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: अपने प्रबंधक को सुनिश्चित करना कि टीम में हर किसी को इस बात का स्पष्ट अंदाज़ा है कि वास्तव में इनमें से कोई भी जोखिम क्या होना चाहिए।
चरण 4: योजना प्रतिक्रिया
अब हम आपकी जोखिम प्रबंधन योजना के भावपूर्ण भाग पर आते हैं। इस चरण में, आप एक उपयुक्त प्रतिक्रिया की पहचान करके जोखिम का प्रबंधन कैसे करें, इस पर काम करते हैं।
हम ऐसा इसलिए करते हैं क्योंकि अब तक आपके पास यह सूची है कि भविष्य में आपकी परियोजना को बंद करने के लिए क्या हो सकता है और यह कितना बड़ा सौदा होगा। आपका प्रबंधक आगे क्या जानना चाहेगा: आप इसके बारे में क्या करने जा रहे हैं?
आम तौर पर, चार चीजें हैं जो आप प्रोजेक्ट जोखिम को संबोधित करने और प्रबंधित करने के लिए कर सकते हैं। वो हैं:
- बचें: इस परिणाम को होने से रोकने के लिए कदम उठाएं।
- ट्रांसफर: किसी अन्य पार्टी पर शिफ्ट की जिम्मेदारी, जैसे कि बीमा पॉलिसी।
- शमन: यदि ऐसा होता है तो समस्या के प्रभाव को कम करने के लिए कार्रवाई करें।
- स्वीकार करें: समझें कि जोखिम भरा परिणाम हो सकता है, और आपकी टीम की सहमति से इसे रोकने के लिए कोई कार्रवाई नहीं की जाती है।
आपके कुछ जोखिमों का सकारात्मक परिणाम हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक जोखिम है कि आप कितने नए उत्पाद बेचते हैं जो आप फोन लाइनों को क्रैश करते हैं। यह एक अच्छी समस्या होगी, लेकिन यह अभी भी एक जोखिम है जिसके लिए आपको योजना बनानी चाहिए।
ऐसे कई तरीके हैं, जिन्हें आप एक सकारात्मक जोखिम के लिए तैयार कर सकते हैं, जिसमें शामिल हैं:
- शोषण: यह सुनिश्चित करने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें कि यह परिणाम होता है ताकि आप पुरस्कार वापस पा सकें।
- शेयर: सकारात्मक जोखिम को अधिक संभावना बनाने के लिए किसी अन्य सहयोगी या कंपनी के साथ काम करें।
- एन्हांस करें: उन कारकों को प्रभावित करें जो सकारात्मक परिणाम में योगदान कर सकते हैं और इससे भी अधिक लाभ प्राप्त करने का प्रयास कर सकते हैं।
- स्वीकार करें: सकारात्मक जोखिम की संभावना को स्वीकार करें और कुछ भी न करें।
आपको अपने रजिस्टर पर हर जोखिम के लिए सबसे बेहतर जवाब देने वाली रणनीति पर काम करना होगा। उदाहरण के लिए, आप फ़ैसला कर सकते हैं कि फ़ैक्टरी की छत गिरने का जोखिम कुछ ऐसा है जिसे आप आसानी से स्वीकार कर लेंगे क्योंकि ऐसा होने की संभावना नहीं है। हालाँकि, फूड पॉइज़निंग से आपका वर्कफोर्स आधा हो जाता है, ऐसा जोखिम यह है कि आप अपने सभी कैटरिंग स्टाफ को सक्रिय रूप से कम करने जा रहे हैं। यदि यह पहले हुआ है और वास्तव में काफी संभावना है जब तक आप इसके बारे में कुछ नहीं करते हैं, तो आप जोखिम को कम करना चाहेंगे।
एक बार प्रतिक्रिया की पहचान करने और उस पर सहमति देने के बाद, जोखिम प्रबंधन कार्य योजना को पूरा करने के लिए जोखिम मालिकों की नियुक्ति की जा सकती है। दूसरे शब्दों में, आपको अपनी योजना में उन कार्यों को देखने के लिए जवाबदेह होने की आवश्यकता है, जिन्हें आप सहमत हैं।
इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: अपने प्रबंधक को दिखाते हुए कि आपने विचार किया है कि उन चीजों के बारे में क्या करना है जो आपके प्रोजेक्ट के लिए समस्याएँ पैदा कर सकती हैं और यह कि आप प्रोजेक्ट पर अनिश्चितता और जोखिम को कम करने के लिए योजनाएँ डाल रहे हैं।
चरण 5: लागू करें
आपकी जोखिम प्रबंधन योजना में अब तक शामिल होना चाहिए कि प्रत्येक जोखिम के लिए जोखिम शमन गतिविधियों को करने के लिए कौन जिम्मेदार है। उन्हें अब उन कार्यों के माध्यम से काम करना चाहिए ताकि आप सक्रिय रूप से खुले जोखिमों का प्रबंधन कर सकें।
इससे आत्मविश्वास में सुधार होता है: यह दर्शाना कि आप और आपकी परियोजना टीम आपके द्वारा कहे गए कार्यों का अनुसरण कर सकती है। आपने जो कुछ भी हासिल किया है और आपके द्वारा कम किए गए जोखिमों के बारे में रिपोर्ट करके, यह आपकी प्रबंधन टीम को दिखाता है कि आप समस्याओं के खिलाफ अपनी परियोजना को भविष्य में प्रमाणित करने के लिए गंभीर हैं।
एक बार एक जोखिम बीत चुका है - जब यह अब प्रासंगिक नहीं है क्योंकि यह या तो हुआ है या अब नहीं हो सकता है - आप इसे अपने जोखिम रजिस्टर से बंद कर सकते हैं।
इस प्रोजेक्ट जोखिम प्रबंधन योजना को जगह देने से आप अन्य प्रबंधकों से अलग हो सकते हैं। आपके अपने बॉस के पास इस बात के सबूत होंगे कि आप रणनीतिक और रचनात्मक तरीके से सोच सकते हैं कि आपके प्रोजेक्ट के कारण क्या हो सकता है, और सबसे महत्वपूर्ण बात - इसके बारे में कुछ करें। आप बाधाओं को दूर करने और किसी भी चीज़ के लिए तैयार होने से पहले सक्रिय रूप से समस्याओं का प्रबंधन करने वाले व्यक्ति होंगे!
परियोजना जोखिम को प्रबंधित करने के लिए अच्छा होना प्रबंधन द्वारा हाथों की एक सुरक्षित जोड़ी के रूप में देखा जाने वाला एक निश्चित तरीका है। आपको प्रोजेक्ट जोखिम को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए अनुभव या प्रमाण पत्र के लोड की आवश्यकता नहीं है (हालांकि जोखिम प्रबंधन में औपचारिक योग्यता मौजूद है)। इस आसान पांच-चरण की प्रक्रिया का जल्द ही मतलब होगा कि परियोजना जोखिम प्रबंधन आपकी परियोजना योजनाओं में अंतर्निहित है।
