एक कार्यकारी सहायक क्या करता है?

विषय

कार्यकारी सहायक कर्तव्यों और जिम्मेदारियों
कार्यकारी सहायक वेतन
शिक्षा, प्रशिक्षण और प्रमाणन
कार्यकारी सहायक कौशल और दक्षता
नौकरी का दृष्टिकोण
काम का महौल
कार्य सारिणी
नौकरी कैसे प्राप्त करें
समान नौकरियों की तुलना करना

कार्यकारी सहायक प्रशासनिक सहायकों या सचिवों के समान हैं, जिसमें वे सभी किसी और के काम का समर्थन करते हैं - आमतौर पर एक कार्यकारी - कार्यालय कर्तव्यों को संभालने या पर्यवेक्षण करने से। अंतर यह है कि एक कार्यकारी सहायक विशेष रूप से एक वरिष्ठ कार्यालय स्टाफ सदस्य है जो एक शीर्ष कार्यकारी को सौंपा जाता है। इसमें अन्य कार्यालय कर्मचारियों की देखरेख और प्रशिक्षण शामिल है, साथ ही उन कार्यों से निपटना भी शामिल है जो किसी कंपनी की सफलता पर नाटकीय प्रभाव डाल सकते हैं।

कार्यकारी सहायक कर्तव्यों और जिम्मेदारियों

इस कार्य के लिए आमतौर पर निम्नलिखित कार्य करने की क्षमता की आवश्यकता होती है:

लेखा / बहीखाता
कैलेंडर प्रबंधन
ग्राहक संबंध
फाइलिंग सिस्टम को डिज़ाइन करें और उसका रखरखाव करें
बैठकें आयोजित करें
अभिलेख रखना
यात्रा की योजना व्यवस्थित करें
टाइपिंग
कार्यक्रम कि योजना बनाना
रिपोर्ट तैयार करें
व्यय रिपोर्ट संसाधित करना
मीटिंग मिनट ले लो

कार्यकारी सहायक कर्तव्यों में प्रशासनिक सहायकों द्वारा किए गए समान कर्तव्य शामिल हैं: फोन कॉल करना और स्वीकार करना; कार्यकारी की ओर से मेमो, ईमेल और पत्र भेजना; आगंतुकों को प्राप्त करना; शेड्यूलिंग से निपटने; और अधिक। वे गेटकीपर के रूप में भी कार्य करते हैं, जो निर्णय लेते हैं कि कार्यपालिका को कौन पहुँचता है और कार्यपालिका को क्या जानकारी मिलती है।

वे अक्सर अनुसंधान करते हैं और रिपोर्ट तैयार करते हैं जो कंपनी की नीति को प्रभावित करते हैं। इन जिम्मेदारियों का मतलब है कि कार्यकारी सहायकों को अपने नियोक्ता के काम को अच्छी तरह से समझना चाहिए। नतीजतन, ये कार्यकर्ता कार्यकारी और शेष लिपिक कर्मचारियों के बीच संपर्क के रूप में भी कार्य कर सकते हैं।

कार्यकारी सहायक वेतन

कार्यकारी सहायकों ने 2018 में $ 59,340 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया, जो उन्हें सभी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के बीच शीर्ष 10% अर्जक के बाहर रखता है:

मेडियन वार्षिक वेतन: $ 38,880 ($ 18.69 / घंटा)
शीर्ष 10% वार्षिक वेतन: $ 64,230 ($ 30.88 / घंटा)
निचला 10% वार्षिक वेतन: $ 24,690 ($ 11.87 / घंटा)

स्रोत: यूएस ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स, 2018

शिक्षा, प्रशिक्षण और प्रमाणन

एक सचिव के रूप में शुरुआत करने के लिए कुछ शैक्षिक आवश्यकताएं हैं, लेकिन एक कार्यकारी सहायक के रूप में एक मुकाम हासिल करना आमतौर पर कई वर्षों के अनुभव के बाद ही आता है।

शिक्षा: अधिकांश प्रवेश स्तर की नौकरियों के लिए एक उच्च विद्यालय डिप्लोमा पर्याप्त है, लेकिन व्यवसाय से संबंधित क्षेत्रों में सहयोगी या स्नातक की डिग्री वाले लोग अधिक विपणन योग्य होंगे।
प्रमाणीकरण: किसी को भी एक कार्यकारी सहायक होने के लिए प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अधिकांश सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों के लिए ऑनलाइन पाठ्यक्रमों के माध्यम से प्रमाणपत्र उपलब्ध हैं जिन्हें प्रवीणता की आवश्यकता होती है। इस तरह के प्रमाणपत्र नौकरी के उम्मीदवार को अधिक आकर्षक बना सकते हैं।
प्रशिक्षण: कार्य करने से अनुभव और विश्वास प्राप्त होता है, कार्यकारी सहायक आमतौर पर समय की विस्तारित अवधि में खुद को साबित करते हैं।

कार्यकारी सहायक कौशल और दक्षता

टाइपिंग, फाइलिंग और अन्य लिपिक कौशल महत्वपूर्ण हैं, लेकिन सर्वश्रेष्ठ कार्यकारी सहायकों में अक्सर मजबूत व्यक्तित्व होते हैं, जिन्हें कई लाभदायक सॉफ्ट कौशल के माध्यम से प्रदर्शित किया जाता है:

संचार कौशल: कार्यकारी सहायक अक्सर एक द्वारपाल के रूप में कार्य करते हैं, जो यह तय करते हैं कि कौन से संदेश और आगंतुक या कॉल करने वाले को सीधे अपने नियोक्ता के पास जाना है और जिसे किसी अन्य तरीके से पुनर्निर्देशित या नियंत्रित करने की आवश्यकता है। इसमें अपने बॉस से समय की मांग करने वालों की जानकारी को जल्दी से समझने की क्षमता शामिल है।
समय प्रबंधन: किसी अन्य व्यक्ति के समय का प्रबंधन करने वाले, जैसा कि कार्यकारी सहायक अक्सर अपने मालिकों के लिए करते हैं, उन्हें भी अपने समय के प्रबंधन में अच्छा होना चाहिए।
विश्वसनीयता: कार्यकारी सहायकों के पास अक्सर संवेदनशील जानकारी तक पहुंच होती है, और वे जिस अधिकारी के लिए काम करते हैं, उन्हें उनकी नौकरी पर यथासंभव कुशल होने के लिए उन पर पूरी तरह से भरोसा करने की आवश्यकता होती है।
बहु कार्यण: कार्यकारी सहायक नियमित रूप से एक समय में एक से अधिक कार्य संभालते हैं, जबकि अपने मालिकों के कार्यक्रम पर नज़र रखते हुए और उन्हें ट्रैक पर रखते हैं।

नौकरी का दृष्टिकोण

यू.एस. ब्यूरो ऑफ लेबर स्टेटिस्टिक्स के अनुसार, कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए नौकरी के अवसर 2026 में समाप्त होने वाले दशक के लिए लगभग 17% कम होने की उम्मीद है। यह सभी व्यवसायों के लिए अनुमानित 7% वृद्धि की तुलना में कहीं अधिक खराब है और सभी सचिवों और सहायकों के लिए अनुमानित 5% की गिरावट की तुलना में काफी खराब है।

गिरावट को एक संगठन में प्रबंधकों की संख्या में वृद्धि के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है जो एक सहायक साझा करते हैं। यह अधिक संभव है क्योंकि मोबाइल और अन्य इलेक्ट्रॉनिक संचारों ने इसे बनाया है, इसलिए अधिकारियों को अपने स्वयं के पत्राचार और शेड्यूलिंग को संभालने की अधिक संभावना है।

काम का महौल

कार्यकारी सहायक आमतौर पर अपने स्वयं के बॉस के अलावा आगंतुकों, कॉल करने वालों और अन्य अधिकारियों के साथ एक कार्यालय की स्थापना और बातचीत में काम कर रहे हैं। कार्य तेजी से और मांग के साथ हो सकता है, और गेटकीपर की भूमिका कभी-कभी कार्यकारी सहायकों को उन लोगों के लिए नहीं कहने की आवश्यकता होती है जो जवाब के लिए नहीं लेना चाहते हैं।

कार्य सारिणी

घंटे अक्सर एक विशिष्ट व्यवसाय कार्य सप्ताह के विशिष्ट का पालन करते हैं। हालांकि, कभी-कभी देर से काम करने वाले अधिकारियों को उम्मीद है कि उनके कार्यकारी सहायक भी घंटों बाद उपलब्ध होंगे।

नौकरी कैसे प्राप्त करें

लागू

फर्मों के साथ सीधे लागू करें या वास्तव में, मॉन्स्टर, और ग्लासडोर जैसी साइटों पर खुलने की समीक्षा करें।

प्रतिक्रिया दें संदर्भ

उन लोगों के साथ तैयार रहें, जो एक सहायक के लिए आपकी भरोसेमंदता और विश्वसनीयता-महत्वपूर्ण लक्षणों की पुष्टि कर सकते हैं।

समान नौकरियों की तुलना करना

कार्यकारी सहायक के रूप में काम करने में रुचि रखने वाले लोग भी करियर के निम्नलिखित रास्तों में से एक पर विचार कर सकते हैं, जो औसत वार्षिक वेतन के साथ सूचीबद्ध है: